Перевод трудовых книжек в электронный вид: ответственность кадровика и сотрудника

Добрый день! В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, трудовые книжки являются учетными документами и хранятся у работодателя в бумажном виде. Если кадровик привлекает сотрудника к переводу трудовых книжек и других персональных документов в электронный вид (сканирование), то это может быть рассмотрено как нарушение правил хранения и обработки персональных данных. Ответственность за нарушение законодательства об обработке персональных данных несет работодатель. Если сотрудник не работает в отделе кадров, он также несет ответственность за использование персональных данных без соответствующих полномочий. В случае выявления нарушений, кадровик и сотрудник могут нести ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для решения данного вопроса могут потребоваться следующие документы:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации;
2. Приказ организации (работодателя) об утверждении положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек;
3. Положение о порядке использования электронных документов в организации (если имеется);
4. Дополнительные документы, устанавливающие порядок обработки и защиты персональных данных.

Относительно нарушения правил хранения трудовых книжек, необходимо провести анализ положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного организацией, которая использовала услуги кадровика. Если в данном положении не предусмотрен порядок сканирования трудовых книжек, то кадровик нарушил правила хранения трудовых документов.

Ответственность кадровика и привлекаемого сотрудника зависит от характера нарушения и вида ущерба, причиненного пострадавшей стороне. В данном случае следует рассмотреть все обстоятельства и доказательства, чтобы принять правильное решение о возможных мерах ответственности за нарушение правил хранения трудовых документов.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок хранения и обработки трудовых книжек и других персональных документов, является Трудовой кодекс РФ.

• Статья 81 ТК РФ устанавливает порядок ведения трудовых книжек;
• Статья 83 ТК РФ предписывает работодателю обеспечивать сохранность трудовых книжек и других документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника;
• Статья 125 ТК РФ предусматривает ответственность работодателя за нарушение правил хранения и ведения трудовых книжек.

В данном случае, кадровик, который привлекает сотрудника к переводу трудовых книжек и других персональных документов в электронный вид, должен обеспечивать сохранность их содержимого и соблюдать порядок их ведения. Кроме того, сотрудник, привлеченный к сканированию документов, должен соблюдать требования по обеспечению сохранности их содержимого.

В случае нарушения правил хранения трудовых документов, кадровик может нести административную или дисциплинарную ответственность, а работодатель может быть привлечен к административной ответственности.