Расчетные листки: хранение, выдача и правила для компаний

Согласно письму Минфина России от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, учреждения не обязаны хранить вторые экземпляры расчетных листков. Однако, данный нормативный акт не содержит положений относительно предоставления сотрудникам расчетных листков при увольнении. Следовательно, в случае, если расчетные листки не были сохранены работодателем, увольняемый сотрудник может испытывать трудности с получением расчетных листков за весь период работы.

В этом случае коммерческая компания может предоставить сотруднику нотариально заверенную выписку с указанием всех заработных плат и начисленных налогов за период работы. Кроме того, представителями инспекции по труду могут быть возможны проверки правильности начисления и уплаты заработной платы, что может повлечь за собой административную ответственность для работодателя, если будут выявлены нарушения законодательства.

Для решения данного вопроса потребуются следующие документы: 1. Журнал выдачи расчетных листков с росписью в получении, в котором фиксируется ежемесячная выдача расчетных листков сотрудникам; 2. Письмо Минфина России от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, уточняющее правила хранения расчетных листков в учреждениях и коммерческих компаниях; 3. Другие документы, связанные с трудовыми отношениями с данным сотрудником, такие как трудовой договор, приказы о приеме на работу и увольнении.

Если учреждение не хранит вторые экземпляры расчетных листков, то возможно предоставление сотруднику копий самих расчетных листков, которые ему были выданы ежемесячно. Необходимо обратить внимание на то, что в соответствии с законодательством Российской Федерации право на прекращение трудового договора может быть осуществлено работодателем только по определенным основаниям, и если запрос сотрудника содержит информацию, которая превышает права работника, то работодатель может отказать в предоставлении этой информации.

Если сотрудник обращается в инспекцию по труду, то могут быть наложены на работодателя административные санкции в соответствии с законодательством Российской Федерации о трудовых отношениях. Однако, если работодатель сможет доказать, что выполнил все свои обязанности по выдаче расчетных листков сотруднику, в соответствии с законодательством, то санкции могут быть отменены.

Статья 136 Трудового кодекса Российской Федерации - Содержание расчетного листка работника.

Статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации - Обязанности работодателя по ведению трудовой документации.

Статья 4.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях - Невыполнение работодателем обязанности по ведению трудовой документации.