Хранение записей о трудовой деятельности: сроки и варианты на электронном носителе

Согласно статье 80 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан вести трудовые книжки для своих работников. Записи в трудовой книжке должны быть сделаны не позднее трех дней со дня приема работника на работу. Если работник был уволен, записи о причинах увольнения должны быть сделаны в течение трех дней со дня увольнения.

Согласно статье 83 Трудового кодекса, трудовая книжка хранится в организации, где работник работает на постоянной основе до завершения им работоспособности. Если работник уволен, его трудовая книжка должна быть передана ему или отправлена по почте в течение трех рабочих дней со дня увольнения.

Таким образом, если работник был уволен в 2012 году, записи о причинах увольнения должны были быть сделаны в трудовой книжке не позднее трех дней со дня увольнения. Если трудовая книжка была передана работнику, он имеет право на ее хранение в течение всей своей трудовой деятельности на постоянной основе. Если трудовая книжка находится в организации, где работал данный работник, то она также должна быть хранена на постоянной основе.

Относительно способа хранения трудовой книжки, норм Трудового кодекса не предусматривает обязательного хранения на электронном носителе, но это допускается в качестве дополнительного способа хранения.

Для решения данного вопроса понадобятся следующие документы:

1. Трудовая книжка работника с записями о работе в вашей организации, которую вы обязаны хранить в течение 75 лет (п. 3 ст.48 ТК РФ).

2. Приказ о приеме на работу и приказ об увольнении работника, которые также должны быть сохранены в оригинале в течение трех лет (п. 4 ст. 15 Федерального закона от 19 апреля 1991 года № 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации").

3. Документы, подтверждающие факт прекращения деятельности в качестве ИП.

Сохранение документов может производиться на бумажном или электронном носителе в соответствии с требованиями законодательства. Однако даже при использовании электронного носителя необходимо обеспечить их целостность и доступность в течение всего срока хранения.

Трудовой кодекс Российской Федерации ст. 67, ст. 68, ст. 69, ст. 73, ст. 190.