Удобная корпоративная заправка автомобилей: безопасность и прозрачность операций

В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, для подтверждения факта расходования корпоративных средств необходимы документы, являющиеся строгой отчетностью согласно утвержденным бухгалтерским правилам. В случае с заправкой машины в аренду, можно использовать как авансовый отчет, так и чек с АЗС, однако следует проверить, установлены ли соответствующие правила в Вашей компании, поскольку некоторые организации могут предпочесть использовать только определенный вид документов в подобных случаях.

Для ответа на данный вопрос необходимо уточнить, какая организация является арендодателем машины и какими правилами регулируется договор аренды. Если в договоре предусмотрено требование об оформлении авансового отчета на все расходы по эксплуатации машины, то необходимо его составлять и представлять в соответствии с условиями договора. Если же в договоре это не указано, то для подтверждения расходов на заправку могут быть использованы чеки с АЗС и иные документы, подтверждающие факт и объем заправки, а также документы, подтверждающие оплату этих расходов. При этом следует учесть и правила корпоративного банковского счета, к которому привязана карточка, и возможные требования к оформлению финансовой отчетности по данному счету.

Статья 779 ГК РФ "Аренда вещей", статьи 846-849 ГК РФ "Договор займа", статьи 902-903 ГК РФ "Договор банковского вклада" и статьи 1029-1053 ГК РФ "Договор корпоративной карты" могут быть применимы для решения данного вопроса. Однако, конкретный ответ на вопрос о необходимости оформления авансового отчета на заправку может быть найден в условиях договора аренды и корпоративной карты, а также внутренних правилах фирмы и банка.