Хранение и выдача делопроизводственных и бухгалтерских документов работникам: правила и обязанности работодателя

Согласно статье 6 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", организации обязаны хранить бухгалтерские документы и отчетность в течение не менее 5 лет со дня их составления. При ликвидации организации бухгалтерские документы и отчетность передаются в архив организации или под уничтожение в порядке и сроки, установленные законодательством.

Работник имеет право на ознакомление с личными трудовыми документами, а также с документами, удостоверяющими его трудовую деятельность и связанными с ведением персонального учета работника, в том числе с приказами, распоряжениями, инструкциями и др. Доступ к данным документам обеспечивается в соответствии с законодательством РФ. Однако, после ликвидации фирмы, доступ к документам может быть затруднен.

Для ответа на данный вопрос в первую очередь необходимо обратиться к законодательству Российской Федерации. Согласно ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", бухгалтерские документы, включая первичные, учетные регистры, бухгалтерские балансы, отчеты об оценке финансового положения организации и другие отчеты, должны храниться не менее 5 лет с момента окончания отчетного периода, к которому они относятся.

В отношении делопроизводственных документов, которые не относятся к бухгалтерскому учету, срок их хранения не установлен законодательно. Однако, согласно ст. 4 Федерального закона от 22 мая 2003 г. №54-ФЗ "О государственном архивном депозите в Российской Федерации", документы, являющиеся источниками исторической или культурной ценности, должны передаваться на хранение в государственный архив и могут просматриваться только при наличии соответствующих разрешений.

Относительно запроса работника о выдаче документов от работодателя закрытой фирмы, возможность такого запроса и условия его выполнения могут зависеть от различных обстоятельств, таких как сроки хранения документов, которые на момент запроса еще не истекли, наличие копий документов у других лиц или организаций, наличие различных ограничений и условий, установленных законодательством. Возможно требуется дополнительное обсуждение с юристом в зависимости от конкретной ситуации.

Статья 6 Федерального закона от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ "О бухгалтерском учете" - определяет сроки хранения бухгалтерской документации.

Статья 5 Федерального закона от 22 августа 1996 года № 127-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" - регулирует порядок и условия прекращения деятельности юридических лиц.

Статья 76 Трудового кодекса Российской Федерации - определяет права работника на ознакомление с личными трудовыми документами и их копиями.

Статья 81 Трудового кодекса Российской Федерации - определяет, что работодатель обязан предоставлять работнику необходимые для ознакомления документы, связанные с трудовыми отношениями.