Услуги по договорам ГПХ: отношение физ.лиц к отделу кадров и хранение документов в организации

Ответственность за внесение информации по физическим лицам в программу 1С и хранение копий документов физических лиц, оказывающих услуги по договорам ГПХ, зависит от правил и процедур, установленных организацией. Однако, если договоры ГПХ заключаются между организацией и физическими лицами, которые не являются сотрудниками организации, то отдел кадров не может иметь никакого отношения к этим договорам. В такой ситуации, разумнее всего, что бухгалтерия продолжает вносить информацию по физическим лицам в программу 1С и хранить копии договоров ГПХ и документов физических лиц. Если в организации есть подразделение, которое непосредственно работает с физическими лицами, возможно, имеет смысл организовать передачу копий документов и иных необходимых данных от бухгалтерии кадрам через это подразделение.

Для решения данного вопроса следует обратиться к действующему трудовому законодательству Российской Федерации, а также к договорам гражданско-правового характера, заключенным с физическими лицами.

По законодательству Российской Федерации, отдел кадров является структурным подразделением организации, которое занимается вопросами связанными с трудовыми отношениями между работодателем и работником, то есть теми, кто имеет трудовой договор с организацией. Обязанности отдела кадров не распространяются на физических лиц, которые заключают договоры с организацией на выполнение работ по договорам гражданско-правового характера.

С учетом вышеизложенного следует сделать вывод, что информация по данным физических лиц в 1С и копии документов физических лиц должны храниться в соответствующих структурных подразделениях, которые занимаются вопросами гражданско-правовых отношений, а не трудовых отношений. Например, таким подразделеним может быть юридический отдел.

Отметим, что хранение копий документов физических лиц требует особого внимания, так как данные документы содержат персональные данные, подпадающие под действие закона "О персональных данных". В случае, если организация хранит персональные данные физических лиц, необходимо соблюдать требования закона в части их обработки и защиты.

Таким образом, ответ на вопрос о том, кто должен вносить информацию по физическим лицам в 1С и где должны храниться копии документов физических лиц, оказывающих услуги по договорам гражданско-правового характера, зависит от внутренних правил организации и может быть определен организацией самостоятельно с учетом действующего законодательства.

Ответ:

Статья 6 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных" определяет порядок обработки персональных данных, включая копии документов физических лиц.

Статья 16 Трудового кодекса РФ устанавливает правила организации работы с кадрами и обязанности работодателя по ведению кадрового делопроизводства.

Статья 128 Гражданского кодекса РФ регулирует договор гражданско-правовой аренды.

Статья 733 Гражданского кодекса РФ устанавливает порядок исполнения договора подряда с физическим лицом.

Отдел, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, должен вносить информацию по физическим лицам-исполнителям в программу 1С, если эти лица работают на условиях гражданско-правовых договоров или договоров подряда.

Копии документов физических лиц должны храниться в соответствии с требованиями Федерального закона "О персональных данных". Это значит, что руководство организации должно разработать и утвердить внутренние правила обработки персональных данных, включая порядок хранения копий документов.