Оптимизация документооборота: эксперт предлагает один оригинал договора на хранении у менеджера по продажам для избежания потерь

Добрый день! Согласно законодательству Российской Федерации, договор аренды помещения должен составляться в письменном виде и подписываться сторонами в 2-х экземплярах. Однако, сохранение третьего экземпляра у менеджера по продажам может вызвать риски для собственника помещений. В случае, если менеджер по продажам утеряет сохраненный у себя экземпляр договора аренды, возможны споры между сторонами по поводу оригинальности договора и его условий. Поэтому, рекомендуется соблюдать официальную процедуру подписания и хранения договора аренды помещения в 2-х экземплярах, один из которых находится у собственника помещений, а второй – у арендатора. Это снизит риски для обеих сторон и создаст достаточно юридических гарантий в случае возникновения спорных ситуаций.

Для решения указанного вопроса понадобятся:

1. Копии договоров аренды, которые находятся на хранении у менеджера по продажам.
2. Копия положения о порядке оформления и утверждения договоров аренды в данном БЦ.
3. Законодательные акты, регулирующие порядок заключения и хранения договоров аренды в Российской Федерации.

Согласно законодательству РФ, договор аренды имеет юридическую силу после его подписания сторонами и передачи одной из сторон оригинала договора аренды другой стороне. Поэтому принципиально важно, чтобы в каждом договоре было указано владение оригиналом договора аренды и условия его передачи от арендодателя к арендатору.

При этом, в соответствии с положениями закона, стороны могут заключить договор аренды в нескольких оригиналах. Такие оригиналы могут быть размещены у различных сторон договора, но также должно быть оговорено их количество, передача и обмен между сторонами.

Однако, если один из оригиналов договора аренды находится у менеджера по продажам, а не у арендатора или арендодателя, это может привести к трудностям в управлении документацией и к возможности ее утери. Поэтому рекомендуется передавать оригинал договора аренды непосредственно между сторонами, находившимися в договорных отношениях, без промежуточных звеньев.

Также следует учитывать отдельные положения закона об архивном деле, где описываются требования к хранению документов, включая договоры аренды, и условия об их передаче между организациями на правах собственности. Кроме того, при наличии статуса юридического лица, необходимо учитывать требования Федерального закона "Об актах гражданского состояния", в соответствии с которым оригиналы договоров и иных документов, хранящихся в организации, могут выдаваться только на основании решения суда.

Таким образом, передача оригинала договора аренды на хранение третьим лицом может повлечь за собой серьезные риски для управления документацией, и рекомендуется воздержаться от такой практики.

Статьи закона, применимые к данному вопросу:

• Гражданский кодекс РФ (статьи 579-582) - касающиеся аренды недвижимости и условий заключения договора аренды.
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (статья 6.13) - касающаяся нарушения правил хранения, передачи и использования конфиденциальной информации.