Командировка и оплата гостиницы: вопросы и ответы для бухгалтерии

С точки зрения требований законодательства Российской Федерации, документом, подтверждающим факт оплаты проживания в гостинице, является счет, выставленный гостиницей. Однако, если сотрудник предоставил только расходный кассовый ордер, сделанный на основании оплаты дочерью через интернет-сервис, бухгалтерия может принять данный документ только при условии, что на указанном расходном кассовом ордере содержатся все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и внутренними документами организации. Если же информация на расходном кассовом ордере неполная или некорректная, то бухгалтерия может запросить у сотрудника иные документы, подтверждающие факт оплаты проживания в гостинице.

Для решения данного вопроса следует попросить сотрудника предоставить следующие документы:

1) Оригинальный счет на оплату проживания с указанием номера и даты выставления; 2) Квитанцию об оплате данного счета со стороны дочери сотрудника (желательно, на фирменном бланке банка); 3) Документ подтверждающий родственные отношения между сотрудником и его дочерью;

На основании предоставленных документов можно будет оценить законность предоставленного сотрудником документа и принять соответствующее решение относительно возмещения стоимости оплаченного проживания. Также, возможно понадобится провести проверку данных, указанных в предоставленных документах, чтобы убедиться в их подлинности.

Статья 157 ГК РФ "Право требования оплаты", статья 380 ГК РФ "Организация платежей", статья 10 Федерального закона "Об электронной подписи" № 63-ФЗ.