Как правильно заполнить авансовый отчет и разделить возмещение проживания на нескольких сотрудников

В соответствии с законодательством Российской Федерации по налоговому учету и бухгалтерскому учету, при заполнении авансовых отчетов необходимо учитывать счет-фактуру и акт выполненных работ.

Если счет-фактура и акт выполненных работ выписан на двух сотрудников, а чек пробит на одного человека, то следует разделить сумму по акту между этими двумя сотрудниками, так как акт прописывает проживание двух человек.

При этом, сумма за проживание возмещается в равных долях двум сотрудникам, проживавшим в номере. Каждый из сотрудников в своем авансовом отчете указывает свою долю расходов по проживанию в соответствии с актом выполненных работ.

Для решения данного вопроса понадобится следующая документация: - Авансовый отчет с приложением документов на проживание; - Счет-фактура и акт выполненных работ связанных с проживанием.

Ответ на вопрос о том, как правильно заполнить авансовый отчет, зависит от условий, установленных работодателем в соответствии с правилами корпоративных расходов. Однако, с учетом того, что законодательство Российской Федерации не предусматривает прямых инструкций относительно распределения сумм между сотрудниками, которые проживают в одном номере, безусловно, возможно заделить сумму по акту. Но в данном случае необходимо обеспечить документальную поддержку этого факта: наличие в договоре с отелем условий на проживание в номере, на одну или две персоны, подписи обеих сотрудников в акте выполненных работ и соответствующих правилах и процедурах компании. В итоге, необходимо с учетом данных условий, определить какое количество денежных средств должно быть возмещено сотруднику, проводившему платеж в пользу обоих сотрудников.

НК РФ, статья 165.1 "Авансы работникам", статья 162 "Принципы налогообложения", статья 173 "Налоговый вычет при расчете налога на прибыль организаций", ГК РФ, статья 402 "Перевод долга".