Закрытие документов, оплата расходов и использование корпоративной карты: важные аспекты бизнеса

Согласно законодательству Российской Федерации, при оплате хозяйственных расходов с корпоративной карты необходимо составлять соответствующие документы, в которых указываются все необходимые реквизиты, такие как название организации, наименование и количество товаров или услуг, стоимость, дата и место совершения платежа. Однако, не требуется таких документов, как закрывающие, если в соответствующих платежных документах все указанные данные присутствуют и достоверны.

Для ответа на данный вопрос необходимо уточнить, какого типа хозяйственные расходы имеются в виду, так как требования к закрывающим документам могут отличаться в зависимости от вида расходов и правовой формы юридического лица.

В любом случае, для оплаты хозяйственных расходов с использованием корпоративной карты могут потребоваться как минимум следующие документы:

1. Докладная записка (заявление) на оплату расходов, описывающая конкретные расходы, указывающая на необходимость их произведения, а также сумму расходов.

2. Налоговый или бухгалтерский документ, подтверждающий проведение операции и содержащий информацию об участниках и сумме операции. В зависимости от вида расходов это может быть квитанция, накладная, расходный ордер или иной документ.

3. Копия договора или иной согласованной документации на приобретение товаров или услуг.

4. Отчет о выполненных работах или о предоставленных услугах с указанием результата, сроков и стоимости.

5. Корпоративная карта, используемая для произведения расходов.

6. Подписанное руководством юридического лица распоряжение на оплату расходов с использованием корпоративной карты.

Все вышеперечисленные документы нужно предоставить для заполнения отчетности, аудиторской проверки, налогового или судебного контроля, а также для других целей, связанных с учетом финансовой деятельности юридического лица.

Статья 454 ГК РФ. Договор банковского счета (включая открытие и закрытие счета, право распоряжения им, проведение операций по счету) и его условия, в том числе условия использования корпоративной карты, должны быть оговорены в договоре между банком и клиентом.

Статья 847 ГК РФ. Расходы, понесенные физическим или юридическим лицом при исполнении его административных, гражданских или других правовых обязанностей, в том числе при открытии корпоративной карты, несет данное лицо.

Статья 969 ГК РФ. При расчетах, совершаемых с использованием электронных средств платежа, документы в письменной форме могут не составляться, если это установлено законом, и документально подтверждены информационными системами. Однако стороны вправе требовать составления документов в письменной форме.