Современные способы ведения и хранения документации в компании без личных дел

В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о хранении кадровых документов работников, работодатель обязан создавать и вести личные дела работников. Личное дело работника должно содержать все необходимые документы, связанные с его трудовой деятельностью, включая трудовой договор, приказы на прием и увольнение, трудовую книжку, сведения о заработной плате и др. При этом разрозненное размещение документов в разных папках является нарушением требований законодательства о хранении кадровых документов, поскольку не позволяет обеспечить полноту и достоверность информации о работнике и может затруднять доступ к соответствующим документам при их необходимости. Рекомендуется обратить внимание на правильное формирование и хранение личных дел работников, включая объединение кадровых документов в один файл или папку для облегчения их поиска и использования.

Согласно требованиям законодательства Российской Федерации, компании обязаны вести учёт трудовых книжек своих сотрудников и хранить их в установленном порядке. В соответствии с Положением о трудовой книжке работника, утверждённым постановлением Правительства РФ от 12.04.2001 № 294, трудовая книжка должна вести в бумажной форме и содержать сведения о состоянии трудовых отношений между работником и работодателем.

Соответственно, при хранении трудовых договоров, приказов на приём и увольнения, т-2 и других документов, связанных с трудоустройством сотрудников, они должны быть упорядочены в трудовых книжках каждого работника.

Хранение соглашений о неразглашении и листов ознакомления также должно осуществляться в установленном порядке, с указанием фамилии и инициалов работника, которого касается соответствующий документ.

Таким образом, если компания не ведёт трудовые книжки для своих сотрудников и хранит документы в различных папках без ссылок на соответствующих работников, это может рассматриваться как нарушение трудового законодательства и/или норм общего законодательства.

Для решения данного вопроса может потребоваться проверка компании со стороны соответствующих органов государственного контроля и надзора, а также консультация квалифицированных юристов.

Статья 4 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", статья 13 Трудового кодекса РФ, статья 3 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", статья 20 Гражданского кодекса РФ.