Сбор и хранение персональных и биометрических данных сотрудников: требования Роскомнадзора

В соответствии с законодательством Российской Федерации, сбор и хранение персональных данных работников допустимо только на законных основаниях, в том числе на основании заключения трудового договора. Уведомление Роскомнадзора о сборе и хранении персональных данных не требуется в данном случае.

Однако, если компания планирует использовать биометрическую систему учета рабочего времени по отпечатку пальца сотрудников, то такие биометрические данные являются особыми категориями персональных данных, сбор и обработка которых регулируются отдельными нормами законодательства Российской Федерации. В соответствии с законодательством, сбор и обработка особых категорий персональных данных допускается только при наличии согласия субъекта персональных данных или на иных законных основаниях, предусмотренных законодательством.

Следовательно, для сбора и хранения биометрических данных сотрудников необходимо получить их предварительное согласие в письменной форме. Кроме того, в данном случае компания обязана выполнить ряд требований по защите биометрических данных сотрудников, предусмотренных законодательством. В частности, компания должна обеспечить конфиденциальность и не разглашать эти данные третьим лицам.

Для решения описанных вопросов могут потребоваться следующие документы и материалы:

1. Трудовой договор, по которому собираются персональные данные сотрудников.
2. Политика обработки персональных данных, в которой описываются процедуры по сбору, хранению, использованию, передаче и защите персональных данных работников.
3. Соглашение о конфиденциальности, которое подписывает работник при заключении трудового договора и которое содержит условия об использовании и защите его персональных данных.
4. Документация, связанная с внедрением и использованием биометрической системы учета рабочего времени, включая ее описание и характеристики, оценку рисков для персональных данных сотрудников и меры по их защите.
5. Согласие работников на сбор и обработку их персональных данных, которое может быть получено как часть трудового договора или в отдельной форме.

Относительно уведомления Роскомнадзора необходимо учитывать положения Федерального закона "О персональных данных". В соответствии с этим законом, оператор персональных данных обязан уведомлять Роскомнадзор о начале обработки персональных данных, если это необходимо для защиты прав и свобод субъектов персональных данных или третьих лиц, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. При этом если персональные данные собираются и обрабатываются только для заключения и исполнения трудового договора, то уведомление Роскомнадзора не требуется.

Относительно использования биометрической системы учета рабочего времени необходимо учитывать следующее. В соответствии с законом сбор и обработка биометрических персональных данных является особым видом обработки персональных данных, который может осуществляться только при условии, что это необходимо для установления факта совершения конкретизированного действия или отказа от него. Перед внедрением биометрической системы учета рекомендуется провести оценку рисков для персональных данных и разработать меры по их защите. В случае использования биометрической системы учета необходимо уведомить Роскомнадзор и также получить согласие сотрудников на сбор и обработку их биометрических данных.

Для решения данного вопроса, применимы статьи 6 и 18 Федерального закона "О персональных данных", а именно:

• Статья 6 "Сбор персональных данных" - регулирует правила и условия сбора персональных данных, в том числе в случае заключения трудового договора.
• Статья 18 "Уведомление субъекта персональных данных" - регулирует обязанность уведомления субъектов персональных данных о сборе и обработке их данных.

Также, для ответа на вопрос о сборе и хранении биометрических данных сотрудников, применимы статьи 5 и 9 Федерального закона "О персональных данных", а именно:

• Статья 5 "Сбор и обработка биометрических персональных данных" - регулирует порядок сбора и обработки биометрических персональных данных.
• Статья 9 "Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных" - регулирует условия получения согласия субъекта персональных данных на обработку им своих персональных данных.