Обязанности работодателя и кадровых служб при окончании трудовых отношений: правила хранения и уничтожения персональных данных

Согласно законодательству Российской Федерации, после окончания трудовых отношений работодатель обязан прекратить обработку персональных данных и уничтожить их в течение 30 дней с даты достижения цели обработки. В том случае, если трудовой договор расторгнут (например, при увольнении сотрудника), цель обработки персональных данных, связанная с исполнением трудового договора, будет достигнута. Следовательно, работодатель должен уничтожить персональные данные сотрудника в течение 30 дней с даты увольнения.

При этом, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, кадровые документы, содержащие персональные данные, могут храниться в архиве организации в течение 75 лет. Однако, это не отменяет обязанности работодателя уничтожить персональные данные сотрудника после окончания цели обработки в течение 30 дней.

Для того, чтобы добиться от сотрудников отдела кадров соблюдения своих обязанностей по уничтожению персональных данных сотрудника при увольнении, необходимо правильно организовать работу с персональными данными в организации. Нужно проводить регулярные тренинги и обучение сотрудников, работающих с персональными данными, о соблюдении законодательства и правильном использовании информации. Также необходимо ежегодно проводить аудит персональных данных для определения наличия устаревших или неактуальных данных, которые нужно уничтожить.

Для решения данного вопроса необходимо наличие следующих документов:

1. Заявление на удаление персональных данных. Сотрудник может обратиться в отдел кадров с заявлением о удалении его персональных данных после окончания трудовых отношений. Заявление должно содержать информацию о том, какие именно персональные данные необходимо удалить.

2. Копия трудового договора или другого документа, подтверждающего трудовые отношения с работодателем. Этот документ поможет убедить сотрудников отдела кадров в том, что работник уже уволен и не является объектом обработки персональных данных.

3. Ссылки на соответствующие нормативно-правовые акты. Для решения противоречий между п.4 ст.21 №152-ФЗ и п.п.2 п.2 ст.1 №152-ФЗ и "Перечнём типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (удаление данных должно производиться в срок не более 30 дней) необходимо привести ссылки на соответствующие нормативно-правовые акты.

4. Протокол обращения в отдел кадров. Для обеспечения контроля над данной ситуацией рекомендуется составить протокол обращения в отдел кадров с требованием удалить персональные данные работника, указав в нем сроки выполнения требования.

5. В случае несоблюдения сотрудниками отдела кадров своих обязанностей по уничтожению персональных данных работника, можно обратиться в органы государственной власти или защиты прав потребителей с соответствующими жалобами.

Статья 21 пункт 4 Федерального Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных".