Компенсация расходов при командировках: как правильно оформить и расчитать.

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, право на командировочные является одним из трудовых прав работника. Если работодатель переводит сотрудника в командировку, то он обязан сохранять среднюю заработную плату сотрудника за время командировки, включая выходные и праздничные дни, оплачивать командировочные расходы, а также предоставлять дополнительный отпуск. Компенсация расходов не может заменять командировочные и не является их эквивалентом.

Если командировка происходит за границей Российской Федерации, то расчет командировочных производится с учетом международных стандартов и рекомендаций. Обычно, расходы на проживание, питание, транспортные расходы, связанные с выполнением служебных обязанностей, оплачиваются работодателем сотруднику при командировке за границу.

Таким образом, компания не вправе отказывать сотруднику в выплате командировочных и принудительно переводить его на компенсацию расходов по факту. Если работодатель не выплачивает командировочные, сотрудник может обратиться в суд или органы надзора.

Для решения данного вопроса, необходимо иметь следующие документы:

1. Коллективный договор или трудовой договор, который регулирует порядок выплаты командировочных расходов и процедуру их предъявления.

2. Приказ о командировке сотрудника, который определяет место назначения, срок пребывания, и условия, в соответствии с которыми будет выплачиваться компенсация расходов.

3. Документы подтверждающие расходы, связанные с командировкой: квитанции, чеки, счета-фактуры и т. д.

4. Нормативные акты, регулирующие порядок выплат командировочных расходов, в том числе для командировок заграницу.

Компания имеет право установить порядок выплаты командировочных расходов, однако в соответствии с законодательством Российской Федерации, она обязана обеспечить сотрудника возмещением необходимых и документально подтвержденных расходов, связанных с командировкой. Если компенсация расходов производится за счет выдачи кредитной карты, необходимо учитывать, что использование кредитных средств может сопровождаться дополнительными расходами для сотрудника.

В отношении командировок заграницу, расходы могут быть определены на основании Правил выезда за границу РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2016 № 1514. Расходы, также как и на территории РФ, должны быть документально подтверждены.

Законодательство, применимое для решения данного вопроса:

• Статья 136 Трудового кодекса РФ "Командировка работника"
• Пункты 1, 2 статьи 237 Гражданского кодекса РФ "Обязательства из возмездного оказания услуг"
• Статья 170 Налогового кодекса РФ "Налогообложение доходов физических лиц"
• Пункты 1, 2 статьи 1 Федерального закона "О командировках и служебных поездках работников организаций"

Для решения данного вопроса могут потребоваться следующие документы:

1. Рабочий договор между сотрудником и компанией, в котором должны быть отражены условия оплаты командировочных расходов.

2. Внутренние положения компании, устанавливающие порядок и условия предоставления командировочных.

3. Нормативные документы, регулирующие порядок начисления, выплаты и компенсации командировочных, в том числе законодательство Российской Федерации.

По законодательству Российской Федерации командировочные компенсируются сотруднику в соответствии с фактическими расходами, понесенными им при исполнении служебных обязанностей. Обычно, при командировке заграницу, компенсируются расходы на проезд, проживание, питание, а также медицинское страхование и средства связи.

Таким образом, компания не вправе отказывать сотруднику в выплате командировочных и принудительно переводить их на компенсацию расходов по факту без наличия соответствующих правовых и договорных оснований. В случае возникновения споров в этой сфере, нужно обратиться к уполномоченным органам или юридическим консультантам для урегулирования конфликта или защиты своих прав.