Как правильно вести книгу жалоб и что делать при ее утере

Для оформления утери книги жалоб необходимо составить акт об утере, который должен быть подписан руководителем организации или уполномоченным им лицом. В этом акте должны быть указаны дата утери, причина утери, наименование утерянной книги и ее номер.

Также рекомендуется провести внутреннее расследование, чтобы установить обстоятельства утери книги жалоб и предотвратить подобные ситуации в будущем.

При заведении новой книги жалоб следует указывать дату начала ее использования в соответствии с датой предыдущей книги жалоб.

Если кто-то запросит предыдущую книгу жалоб, необходимо предоставить им акт об утере и объяснить, что оригинальная книга была утеряна.

Для решения данного вопроса потребуются следующие документы:

1. Заявление на утерю книги жалоб, которое необходимо подать в территориальный орган Роспотребнадзора или Министерство здравоохранения РФ в соответствии с местом нахождения организации.

2. Копия протокола утраты книги жалоб, который составляется после обращения в вышеуказанные организации.

3. Копия новой книги жалоб, которую вы завели.

Для того, чтобы не возникло проблем и вопросов к вашей организации в будущем, необходимо любые действия по утере книги жалоб проводить в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации. В том числе, следует своевременно информировать органы государственного контроля о произошедшей утере, составлять и хранить копии документов, свидетельствующих об этом, вести учет всех записей о нарушениях со стороны посетителей и оперативно вносить их во вновь заведенную книгу жалоб.

1. Статья 94 Гражданского кодекса РФ - обязанность вести учет документов и доказательств.
2. Статья 11 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" - обязанность хранить жалобы на протяжении 3 лет.
3. Статья 243 Гражданского процессуального кодекса РФ - допустимость доказательств, представленных в качестве копий.
4. Статья 20 Федерального закона "О защите персональных данных" - необходимость обеспечения конфиденциальности персональных данных при возможной утере документов.
5. Статья 219 Гражданского кодекса РФ - ответственность за утрату или порчу документов, если они были находиться в собственности или использовании юридического лица.

Для оформления утери книги жалоб следует провести внутриорганизационное расследование причин утери, и составить акт об утере, в котором указать дату утери. Предыдущую книгу жалоб следует сохранять в соответствии с требованиями законодательства охраны персональных данных, а если она утрачена, внести запись об утере в акт. В случае запроса предыдущей книги жалоб, необходимо предоставить копию соответствующих записей из сохраненной копии.