Как правильно отреагировать на запрос ФНС и предоставить документы о контрагенте: советы и рекомендации

Добрый день! Отвечаю на Ваш вопрос.

К сожалению, если у Вашей компании отсутствует утвержденный порядок проверки контрагентов и соблюдения должной осмотрительности, это может повлечь за собой различные негативные последствия, например, административные штрафы, если нарушение выявится в ходе проверки. В случае если компания не может предоставить необходимые документы, следует подробно обосновать свою позицию и причины отсутствия документов и направить ответ на запрос налоговой инспекции. Однако, повторюсь, в будущем рекомендуется утвердить соответствующие положения, которые бы регулировали порядок проверки контрагентов и соблюдения должной осмотрительности, чтобы избежать подобных проблем в будущем. Одновременно с ответом на запрос рекомендую проконсультироваться с специалистами в данной области.

Что касается написания документов, утверждение их с прошлой датой не является корректным и может потенциально породить дополнительные риски для компании. Регламентирующие документы должны отражать актуальный порядок и в полной мере соответствовать действующему законодательству. Если компания решит утвердить новый порядок, необходимо следить за соблюдением всех требований и профессионально подходить к вопросу его разработки.

Надеюсь, данная информация поможет Вам принять правильное решение в данной ситуации.

Для решения вопроса по предоставлению документов в отношении контрагента, следует рассмотреть условия контракта или иных договоров, регулирующих отношения с данной компанией. Необходимо проверить, какие данные доступны для конкретной процедуры проверки и какие документы являются обязательными для предоставления.

1. В случае отсутствия документации, регулирующей проверку контрагентов, ваша компания может столкнуться с негативными последствиями в виде штрафов, налоговых санкций, а также ущерба репутации. Поэтому рекомендуется подготовить документацию, регламентирующую процедуру проверки контрагентов и осуществление должной осмотрительности в будущем.

2. В данном случае уместно подготовить документы на основе лучших практик и стандартов, регулирующих процедуру проверки контрагентов. Не стоит утверждать документы с прошлой датой, т.к. это может вызвать недоверие со стороны контролирующих органов. В таких документах следует указать процедуру проверки контрагента и особенности ее реализации, критерии отбора компании, которые будут использоваться в процессе проверки, а также персональные данные исполнительных органов контрагента и прочие необходимые данные.

На данный запрос могут быть применимы следующие статьи закона Российской Федерации:

1. Статья 6.12. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях: «Нарушение порядка представления налоговыми органами документов, предусмотренных настоящим Кодексом или федеральными законами о налогах и сборах».

2. Статья 19.12. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях: «Отказ в предоставлении налоговым органам документов и информации».

3. Статья 86.1. Налогового кодекса Российской Федерации: «Предоставление налогоплательщиком, налоговым агентом, имущественным налогоплательщиком, физическим лицом в отношении которого исчисляются страховые взносы, налоговыми органам документов и сведений».

4. Статья 125.1. Налогового кодекса Российской Федерации: «Проверка налоговой декларации, расчета платежей, документов и сведений, представляемых налогоплательщиком, налоговым агентом, имущественным налогоплательщиком, физическим лицом в отношении которого исчисляются страховые взносы, налоговыми органами».

В случае отказа предоставить документы или информацию, требуемую налоговыми органами, предприятие может быть подвергнуто штрафным санкциям, а также увеличению налоговых платежей.

Если фактически у Вас нет строгих правил по проверке контрагентов, а проверка не проводилась, то в ответ на запрос налоговых органов лучше указать именно это. Стоит пояснить причины, по которым не была выполнена проверка, а также перечислить иные способы, которыми вы убеждаетесь в надежности своих контрагентов, если такие способы есть.

Относительно написания соответствующих документов, лучше обратиться за консультацией к юристу, чтобы грамотно и правильно сформулировать эти документы, которые будут соответствовать законодательству Российской Федерации и которые можно будет использовать в будущем в подобных ситуациях.