Права в командировке

Отправляющийся в командировку сотрудник не платит за своё проживание, еду или передвижение по городу. Все затраты покрываются работодателем.

Работа в командировке ничем не отличается от любой иной рабочей деятельности. За неё так же начисляется заработная плата, идут отчисления в пенсионный фонд и считается стаж. В случае болезни, сотруднику полагается пособие. Выходя на работу в свой выходной день, он будет оплачен по двойному тарифу или потом за него можно будет получить отгул.

Если сотрудник отправляется в командировку заграницу, то суточные будут насчитываться в большем размере. Так же работодатель может оформить загранпаспорт и визу за свой счёт такому работнику.

Никуда не ехать без оформления по трудовому договору

Отправить в командировку могут только того сотрудника, который оформлен официально. Если с сотрудником, которого хотят отправить в командировку, такого договора не заключено, то от поездки можно смело отказываться. В случае отсутствия трудовых отношений нет обязанности выполнять приказы работодателя.

Не редки ситуации, когда фирма нанимает на работу сотрудников, которые будут выполнять для неё поставленные задачи на основе гражданско-правового договора. Таких работников так же нельзя отправлять в командировку. Согласно условиям такого договора от исполнителя недопустимо требовать выполнять свои обязанности по месту командировки.

Например, наняв в компанию для работы переводчика, по договору авторского заказа, его нельзя заставить поехать с директором на бизнес-встречу, на которой компаньоны будут говорить по-китайски. Без проблем можно составить для таких встреч дополнительный договор, но это всё равно не будет иметь никакого отношения к служебным командировкам, а значит, переводчик может отказаться.

Что касается работников, которые работают удалённо, то их вполне могут отправить в командировку, ведь они и так работают по трудовому договору, но удалённо. Отправляя дистанционно работающего работника в командировку, на него обязательно официально оформляется командировка. Если проживающий в Саратове работник едет на конференцию в Санкт-Петербург или ему необходимо попасть в главный офис в Москве, то билеты, проживание и питание оплачиваются за счёт работодателя. Чаще всего, деньги переводятся на карту, а подтверждающие расходы документы пересылаются почтой.

Работники, которые выполняют работу по месту проживания, называются надомниками и их так же можно отправить в командировку. Процесс оформления командировки осуществляется согласно общепринятым правилам, даже если такому работнику нужно забрать материалы с другого города.

Отказаться от командировки

Работающий в компании по трудовому договору человек не всегда обязан по приказу работодателя сразу собирать вещи и отправляться в командировку. Действующим трудовым кодексом предусмотрены некоторые основания, согласно которым можно отказаться от поездки в другой город в рамках командировки без последствий для себя.

В данном случае основания разделяются на две большие группы. В одну входят сотрудники, которых вовсе нельзя командировать, даже если они сами на этом настаивают. А во вторую группу работники, которые могут поехать в командировку, но только если сами на это согласны. Если такого согласия от них нет, то заставить их никак не получится, как и наказать за такой отказ.

Запрещено отправлять в командировку, ни под каким предлогом, таких сотрудников:

• женщину в положении;
• несовершеннолетнего, за исключением если только его профессия не связана с творчеством или спортом, ведь такие работники постоянно ездят на соревнования и гастроли;
• инвалида, если создание необходимых условий для такого человека и состоянию его здоровья во время командировки не представляется возможным;
• которые проходили обучение в компании, а сама предстоящая поездка никак не связана с данным обучением;
• у которых открыт больничный лист. 

Необходимо получение разрешения на командировку от самого сотрудника, если это:

• женщина, которая воспитывает ребёнок в возрасте до трёх лет;
• одинокий опекун или родитель, который воспитывает ребёнка в возрасте до пяти лет;
• человек, который заботится о больном члене семьи (к данной категории так же относится и ребёнок-инвалид);
• зарегистрировавшийся кандидат на выборах;
• работник, у которого начинается отпуск или он уже находится в отпуске на момент, когда планируется командировка. 

Основанием для отказа отправляться в командировку вполне может стать нарушение работодателем своих обязанностей по её оформлению, а именно:

• отсутствие приказа;
• командировка не имеет никакого отношения к выполняемой компанией работы;
• сумма полагаемых суточных не была получена работником перед поездкой. 

При отказе от командировки по одной из вышеуказанных причин, работнику не грозит ни какое наказание за это. Не будет ни выговоров, ни предупреждений, ни штрафов.

Если же работодатель применит какой-то вид наказания, то работник имеет полное право обратиться в суд или трудинспекцию, это позволит не только отстоять свои права, но и получить компенсацию от работодателя.

Вернуться из командировки раньше

Оформляя всю документацию на командировку, в том числе и приказ, то в них указывается период, на какой сотрудник уезжает (с какого и по какое число). При этом, данный срок планируемый. На деле, указанный в приказе срок не всегда может совпадать с тем, который необходимо пробыть в другом городе. Если поставленная для командировки задача была решена раньше указанно срока, то можно возвращаться. Фактический срок командировки на самом деле определяется не приказом, а подтверждающими проездными документами.

Например, основная задача командировки в другом городе — подписание договора. На выполнение было предоставлено три дня, но всё было сделано за один. Значит можно возвращаться раньше. При этом, если поставленная задача для командировки не была выполнена, то возвращаться раньше срока не допустимо (без одобрения на это руководства).

Если недельная командировка, на протяжении которой необходимо проводить проверку регионального филиала не завершена, а сотрудник возвращается через два дня, при этом не согласовав своё возвращение с руководством, будет считаться грубым нарушением. Это повод не только для наказания такого работника, но и для его увольнения.

Сохранить должность

За пребывающим в командировке сотрудником непременно сохраняется его должность. Это говорит о том, что отправленный на полгода в командировку сотрудник, по возвращению с неё должен занять ту же должность, что и до отъезда. В данном случае не принимаются ни какие оговорки и объяснения, к тому же, если они влекут за собой не только смену должности, но и уменьшение заработной платы, фактического места расположения офиса и иные нюансы.

Иногда, договориться можно с любым работником и предложить ему иную вакансию в компании, но сперва необходимо получить его согласие. На практике бывают ситуации, когда допустимо изменение условий трудового договора без получения на то согласия работника, но при этом, его должны уведомить о таких изменениях за два месяца. В случае получения отказа, работнику должны быть предложены иные варианты, если же таких вариантов нет, работодатель выплачивает ему выходное пособие.

Получать средний заработок

Оплата выполняемой в командировке работы имеет некоторые нюансы, а именно она оплачивается не как заработная плата, а в размере среднего заработка. Чтобы рассчитать данную сумму, необходимо суммировать все полученные сотрудником выплаты за год, который предшествовал такому отъезду и разделить полученную сумму на общее число отработанных дней за такой год.

Под полученными выплатами для расчёта принято понимать: оклад, надбавку, доплату к окладу, премии и другие вознаграждения.

При этом стоит обратить внимание на то, что оплата больничного листа, полученные отпускные и материальная помощь не учитывается при расчёте, ведь это не зарплата, а компенсационные и социальные выплаты.

Такой способ подсчёта говорит о том, что за командировку можно получить в итоге больше, чем за обычно отработанный день в компании. Если сотрудник получал квартальные или годовые премии, то их непременно учтут при расчёте среднего заработка.

Пример расчёта: у работника оклад составляет 23000 рублей, премия может быть в диапазоне от 10000 до 30000 рублей, всё зависит от результативности работы. Так же выплачивается раз в квартал дополнительная премия. За два месяца работником было получено 23000 рублей, за пять 43000 рублей, ещё за четыре 53000 рублей. Был месяц отпуска. Дополнительно работодателем была выплачена премия в размере 100000 рублей за год. Общество число отработанных за год дней составило 225 дней, а заработок — 573000 рублей. В итоге размер среднедневного заработка равен 2546,67 рублей.

Данного работника отправляют в командировку на обучающий семинар, длительность которого пять дней. За это время будет заработано 12733,35 рублей (2546,67*5).

В некоторых ситуациях, может случиться и так, что оплата командировочных будет меньше, если рассчитывать её по среднему окладу, чем если бы сотрудник получал оплату по текущему окладу. При этом разница может быть выплачена за счёт работодателя. Данное правило может быть прописано в положении об оплате труда, коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации. Если такое есть, то можно требовать такой доплаты. Узнать об этом можно изучив локальные акты компании.

Пребывающим в командировке, оплачиваются не только рабочие дни в другом городе, но и дни, что были потрачены на дорогу.

Не составит труда договориться с работодателем, чтобы не выходить на работу в день отъезда или прибытия с командировки. Договориться стоит раньше, что б потом не возникло конфликтов с работодателем. Ведь прилетевшего ночью сотрудника, утром работодатель может уже ждать на работе с докладом о поездке, а сотрудник после дороги захочет выспаться и не придёт на работу.

Получить доплату за работу в выходной

Отдыхать сотрудник имеет право и в командировке, ведь для эффективной работы обязательно необходимо и время на отдых, не зависимо о места работы. Учитывая это, находясь в командировке, правила касательно работы в выходные дни такие же, как и всегда.

Если выходной день сотрудника был потрачен на дорогу или на работу, то он имеет право:

• получить за него оплату в двойном размере;
• получить стандартную оплату и дополнительный день для отдыха. За взятый отгул, сотрудник получит полный оклад за месяц, в котором он его использует, несмотря на то, что в этом месяце им будет отработано на один день меньше положенной нормы. 

Что касается праздничных дней, то на них распространяются те же правила, что и для выходных. Даже если работник едет в свой выходной или праздничный день в поезде и при этом читает книгу, он всё же не может использовать этот день так, как хочется ему. Из-за командировки ему необходимо куда-то ехать и это является основанием для получения оплаты в двойном размере или получения отгула.

При этом, праздники могут быть как федеральными, так и региональными. Это позволяет сотруднику отдыхать в свой национальный праздник, даже если в регион, куда он приехал, его там не отмечают. Что бы работник работал в выходной или праздничный день, нужно его согласие. Он может отказаться от выполнения поставленных задач, даже находясь в командировке. В случае несоблюдения данного требования работодателем, можно пожаловаться в трудовую инспекцию или обратиться в суд.

Например, факт неправильной оплаты сотруднику за командировку подтвердила трудинспекция, а далее дело дошло и до суда. Так же была выявлена недоплата за работу в выходные дни и праздничные, а также отсутствие предоставления дополнительного дня отдыха. При этом, оплачивались дни командировки не по среднему заработку, а исходя из оклада. В итоге работодатель должен был всё пересчитать и компенсировать сотруднику разницу.

Получать суточные

Находясь в командировке, работник получает не только заработную плату, но и суточные. Эти деньги предназначены для покрытия дополнительных затрат, которые у сотрудника могут появиться в служебной поездке. Чаще всего это расходы, связанные с питанием. При этом, конкретного списка, что может включаться в такие затраты, законом не утверждено. Значит тратить суточные можно на всякое разное. Например, еду в дорогу взять с собой, а суточные потратить на покупку сувениров.

Размер суточных не установлен трудовым кодексом, а значит работодатель имеет право самостоятельно утвердить их величину и должен прописать это в локальных актах компании. В роли такого акта может выступать положение о командировках или положение об оплате труда.

В данном случае необходимо всё же ориентироваться на налоговый кодекс, в котором прописаны размеры суточных, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами. Именно указанная там сумма, по идее должна компенсировать работнику в командировке его затраты. Если сумма будет уплачена в большем размере, то будет уже расцениваться не как компенсация, а как доход за выполненную работу. 

Из-за этого, размер суточных определён в таких допустимых пределах:

• 700 рублей, если командировка в пределах страны;
• 2500 рублей, если командировка зарубежная. 

Суточные получают за каждый день командировки, даже если он попадает на выходной день, не рабочий день или день в дороге.

Не положена выплата суточных в таких случаях:

• длительность командировки составляет один день с дорогой;
• если сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, что свидетельствует о том, что командировка не очень далеко. 

Компенсация расходов в таких командировках может быть выполнена работодателем по личной инициативе.

Получать пособие и суточные в случае болезни

Заболевший в командировке сотрудник имеет право не холить на работу. Для этого необходимо оформить больничный лист, а значит посетить врача или вызвать его на дом. После выздоровления, лист нетрудоспособности закрывается врачом. После начисляется пособие за дни на больничном, для этого номер документа нужно сообщить в компанию.

На протяжении всего больничного суточные всё так же выплачиваются, а проживание оплачивается работодателем. Ведь, несмотря на болезнь, сотруднику в командировке всё так же нужно где-то проживать и питаться. Если сотрудник попадёт в больницу, оплата жилья прекратится на время лечения сотрудника в стационаре.

Если командированный работник заболел за границей, то весь процесс такой же, кроме того, что справка от иностранного врача не позволит оформить пособие по возвращению домой. Для этого необходимо будет сделать её перевод, легализировать и обменять на лист нетрудоспособности в обычной поликлинике у своего врача.

Под легализацией понимают процедуру, которая помогает осуществить признание официального документа с одной страны в другой. В той или иной стране могут действовать свои правила и их лучше уточнить за ранее в российском консульстве страны, где у вас командировка.

Получить деньги на билеты и проживание до командировки

Перед тем, как отправляться в командировку, работнику должны выплатить суточные и выделить деньги на билеты и гостиницу. Работодатель обязан выдавать данные средства авансом. Если этого не произошло, а работодатель просит вас всё оплатить за свой счёт, можно смело отказываться от такой поездки. Такой отказ никак не может быть наказан со стороны работодателя, ведь так работник защищает свои права, а работодатель не выполняет возложенные на него обязанности. Если же такой отказ последовало наказание, обращайтесь в суд и обжалуйте его.

Например, компания отправляет сотрудника в командировку во Владивосток. Документы так долго подписывались, что нужный самолёт улетел. Далее, сотруднику не выплатили деньги на покрытие командировочных расходов. Что бы не срывать поездку, ему предложили оплатить всё самостоятельно, но он отказался, ведь денег на покупку билетов и оплату проживания в другом городе у него не было. В результате сотрудник получил выговор, но не смирился с этим и обратился в суд. Решение суда – отмена выговора, ведь работодатель обязан выплачивать аванс перед командировкой.

Не запрещено производить оплату за проезд и проживание своего сотрудника лично руководителем.

В данном случае выплачивать средства на покрытие таких затрат нет необходимости. При этом, суточные всё равно можно получить авансом (наличными или безналичным способом). Иногда для таких целей может быть применена служебная карта.

Ещё одно дело про командировки рассматривалось в суде, где сотрудник так же хотел отмену замечания по причине отказа ехать в командировку. Обстоятельства были таковыми: место для проживания в другом городе уже было, как и то, на чём туда добираться. Размер суточных составлял 5000 рублей. Учитывая это, замечание от руководства компании было оставлено судом в силе, ведь если всё было оформлено согласно закону, то отказаться от командировки безосновательно было недопустимо.

Получить компенсацию, если потратили свои деньги

Не редки случаи, когда сотрудники не получат аванса перед командировкой, но всё же отправляются в неё и тратят там свои деньги. Причин по которым работники так делают на самом деле может быть масса. Некоторые не могут пропустить предстоящую встречу, ведь она очень важна, у других от результатов переговоров на прямую зависит размер заработной платы, кто-то очень хочет посетить интересную конференцию, поэтому едет по собственной инициативе. Если во время командировки, сотрудником были потрачены собственные денежные средства, то работодатель обязан всё возместить.

Получить компенсацию получится за такие расходы во время командировки:

• проезд (в обе стороны);
• съём жилья;
• питание и проезд по городу, отправка корреспонденции – входит в суточные;
• прочие расходы, на которые было получено разрешение от работодателя (это может быть оформление загранпаспорта или медицинской страховки). 

Для получения возмещения, необходимо предоставить на работе подтверждающие документы, поэтому всё стоит сохранять.

Если работодатель не собирается вам возвращать потраченные вами деньги, обращайтесь в суд. Через суд с него взыщут не только долг, но и деньги на покрытие морального вреда и компенсацию за несвоевременное покрытие командировочных расходов. Суммы при этом могут быть различными и непосредственно зависеть от размера заработной платы и масштабов деятельности организации.

На практике примеров таких ситуаций может быть масса, и все они отличаются друг от друга. Работница детской школы искусств была отправлена в командировку для прохождения курсов. Размер расходов на проезд в обе стороны составил 800 рублей. Чтобы их вернуть пришлось обращаться в суд.

Директор отправляет сотрудницу в командировку в другой город. Изначально было запланировано, что добираться она будет на автомобиле родственницы, но в итоге планы изменились. Чтобы добраться обратно, сотрудницей был приобретён билет на поезд. Директор компании отказался его компенсировать, потому сотрудница обратилась в суд. Суд обязал директора выплатить стоимость билета в размере 2633 рублей, 250 рублей за справку (была заказана сотрудницей для подтверждения поездки), 500 рублей как компенсация морального ущерба.

Пришлось обратиться в суд и другому работнику, который ездил в командировки за границу за свой счёт, а возмещение расходов так и не получил. Судом было принято решение о необходимости возмещения затрат на командировку — 3,7 млн. рублей, 1,8 млн. рублей — компенсация за несвоевременное возмещение расходов, и за моральный вред — 20000 рублей.

Вернуть деньги за проезд любым транспортом

Оплата билетов на транспорт – обязательное условие командировки, которое работодатель должен выполнять. Под транспортом можно понимать, как поезд или автобус, так и самолёт и теплоход. Если место отправления в командировку (станция или аэропорт) располагается за городом, то дорога в обе стороны к нему так же должна быть оплачена. Допустима поездка на такси, если рейс поздний, а автобусом уже не доберёшься. Или же добраться к отелю общественным транспортом не представляется возможным.

По какому именно маршруту добираться, какой транспорт можно использовать и какие в принципе ограничения по классу обслуживания, стоит заранее узнать у работодателя перед отъездом. Такие нюансы определяются не трудовым кодексом, а утверждённым локальным актом работодателя. Там может быть прописано, что для служебной командировки сотрудником должны приобретаться билеты на поезд в купейный вагон, а на самолёт в эконом класс.

Сотрудники могут приобретать билеты для командировки самостоятельно, при этом получать кэшбэк и бонусные мили. Стоимость билетов потом возвращается. Для этого по возвращению на работу необходимо билеты и чеки передать в расчётный отдел, бухгалтерию и кадры (всё зависит от того, на какой отдел возложены функции по выплатам командировочным).

Возврат денег за билеты происходит на основе подтверждённых расходов, то есть предоставляются сами билеты или их распечатки и чеки. Осуществляя поездку на такси, попросите кассовый чек или квитанцию. Некоторые компании предоставляющие услуги такси, могут присылать чек на электронную почту. Данный чек обладает той же силой, что и бумажный вариант. Его можно распечатать и приложить к своему отчёту о поездке.

Если передвижение осуществляется при помощи самолёта, то к электронному билету необходимо приложить ещё и посадочный талон.

Для работодателя данный талон необходим не только, как подтверждение командировочных расходов, но и как возможность минимизировать размер уплаты налогов. Это требование Минфина. Кроме того, посадочный талон должен иметь штамп о досмотре. Электронный посадочный талон распечатывается и на нём проставляется штамп. В ином же случае придётся подтверждать факт перелёта в иной способ, но каким именно, трудно сказать. Это основная причина, по которой работодатели требуют от сотрудников данный посадочный талон со штампом. Как вариант, можно заказать в авиакомпании справку, которая подтвердить перелёт, принять её в бухгалтерии должны. Это поможет в случае утери посадочного талона.

Оплатить билеты или гостиницу с карты другого человека

Осуществлять оплату за покупаемые билеты можно в любой удобный для вас способ. Сделать это можно не только со своей карточки, но и с карточки родственника, у которого выгодная бонусная программа или он больше разбирается как купить билет онлайн. Не проблема, если даже один сотрудник купит билеты на всех работников, ведь в любом случае, все расходы по билетам будут возмещены.

Отчитываясь потом о командировке, необходимо будет предоставить доказательства того, что оплата билета происходила по поручению сотрудника, ездившего в командировку за счёт другого человека.

В роли такого документального подтверждения может выступать расписка, письмо от лица человека, оплатившего проезд. В документе должно быть указано, что данный человек получил деньги от сотрудника, который собирался в командировку и купил ему за эти деньги билет, так как хотел предоставить свою помощь с оформлением. Сотрудник в свою очередь может написать и приложить к подаваемому отчёту служебную записку, в которой укажет, что билет был приобретён по его просьбе и за его средства.

Что касается супругов, то они могут не предоставлять никакие расписки, ведь согласно семейного кодекса, деньги у них общие. Потребуется только копия свидетельства о браке.

Поехать на машине и получить компенсацию

Добраться на место командировки так же можно на машине (своей или сотрудника). В данном случае нет необходимости приобретать билеты на поезд или иной вид транспорта, но несмотря на это, затраты на поездку в любом случае будут компенсированы работодателем.

Отчитываясь за командировку, работник может приложить к подаваемым документам путевой лист или объяснительную, в которой будет обозначен маршрут передвижения на собственной машине. Путевой лист можно получить на работе перед отъездом. Чаще всего, он оформляется при перевозках транспортом, который находится в собственности компании, но также могут быть использованы для поездок сотрудников на собственных автомобилях. Именно такой способ отчёта позволяет подтвердить расходы перед налоговой. При этом, отсутствие путевого листа не проблема, вместо него можно написать объяснительную.

Путевой лист или объяснительная в свою очередь подтверждаются чеками на бензин, оплатой парковочного места и иными автомобильными нуждами. Это смоет подтвердить не только понесенные затраты в дороге, но и сам маршрут. В чеке содержится информация о том, когда и кем он был выдан.

Как именно происходит расчёт компенсации в компании должно быть прописано в положениях о командировках или любом ином локальном акте (это может быть положение о компенсации за использование собственного транспортного средства в служебных целях). Там будет определён процесс получения оплаты за ремонт ТС, если он осуществлялся по дороге в командировку из-за поломки авто, размер компенсации за использование собственной машины в служебных целях и порядок расчёта стоимости потраченного в дороге бензина. Данные правила стоит изучить заранее, то отъезда в командировку.

Не редки случаи, когда работодатель возвращает расходы не в полном объёме, даже если они подтверждены чеками. Причин тому может быть несколько. Во-первых, вам не возмещать затраты на оплату личных поездок (в командировке вы могли навещать своих родственников или съездить на машине к друзьям). Потраченные при этом километры могу быть не учтены работодателем в расчёте. Километраж в данном случае будет просчитан, как расстояние от города к месту назначения и обратно.

Во-вторых, размер потраченного бензина может быть определён при помощи специальной формулы. Расчёт в данном случае основывается на установленных нормах расхода бензина для конкретной модели ТС. Если расход машины больше установленных норм, то работодатель не обязан компенсировать такую разницу. Нормы расхода могут быть установлены автопроизводителем или распоряжением Минтранса. Поэтому, если вы заправляете свою машину 95-м, а согласно нормам, должны 92-м, то получите компенсацию исключительно за 92-й.

Политика некоторых компаний запрещает ездить в командировки на своём авто. Учитывая это, стоит уточнить данный нюанс у руководства перед поездкой. Кроме того, стоит выяснить все вопросы, непосредственно связанные с оплатой и организацией командировки ещё в процессе устройства на новую работу.

Задержаться на выходные

Сотруднику не запрещено задержаться в городе, куда он поехал в командировку по работе, если у него есть желание совместить работу и отдых. Поэтому некоторые, покупают обратный билет не именно в день окончания командировки, а в выходной день, так что бы успеть вернуться на работу к началу недели. Билет домой работодатель оплатит так же работодатель.

Остаться в другом городе после окончания командировки это отличная возможность посмотреть город и его достопримечательности, может встретиться с родственниками или друзьями. Проблемы могут возникнуть в том случае, если вы остаётесь там не просто на праздничные нерабочие дни или выходные, а на целый отпуск. Ведь в законодательстве не указано, должен ли работодатель в таком случае оплачивать своему сотруднику билет обратно. С одной стороны, можно сказать что нет, но с другой, после командировки дорога домой работодателем оплачивается обязательно.

По мнению Роструда, сотрудник должен купить себе билет домой из отпуска после командировки за свои деньги.

Если работодатель выделит на это деньги, что считать это компенсацией расходов нельзя. Сотрудник получит в данном случае доход и будет должен уплатить с него налог. При этом, разъяснения Роструда не является законом, и им можно не следовать, но в данном случае возникает риск остаться должным работодателю.

Например, улетевший в командировку в Испанию работник остался там на всё время своего отпуска, который начался сразу после окончания командировки. При увольнении такого сотрудника, компания решила взыскать с него стоимость пройденного им обучения, ведь срок отработки был не завершён, а также стоимость обратного билета с Испании. С возвратом стоимости обучения обошлось, а вот за билет пришлось отдать деньги.

Жить в гостинице или снять квартиру

Отправляясь в командировку в другой город, сотруднику непременно необходимо где-то жить, если это не однодневная поездка. Позаботиться об этом должен работодатель. Как именно будет решаться данный вопрос зависит от политики компании. Некоторые могут предоставить служебное жильё, другие компании оплачивают проживание в гостинице. Чаще всего, сотрудники сами платят за гостиницу, поэтому работодатель должен выплатить аванс перед поездкой. Если в итоге денег не хватило на покрытие жилищных расходов, то разницу потом доплатят.

Если работнику предоставляется жильё на время командировки, то он не имеет права отказаться и снять себе номер в отеле и потом требовать от компании возмещение затрат. Выбирать место проживания можно только в том случае, если его не предоставляет компания.

Ряд ограничений касательно пребывания в командировках, могут быть прописаны в локальных актах. К таким ограничениям может относиться лимит стоимости гостиницы (устанавливается лимит на день или какой-то иной размер).

Если в положении о командировках не прописано, что поселяться на проживание можно только в конкретные гостиницы и номера в них, но выбор можно осуществить самому. При этом придётся учитывать лимиты, если они есть. Допустимо снимать как номер в гостинице, так и квартиру.

Перед отъездом поинтересуйтесь в бухгалтерии, какие документы нужны будут для отчёта после командировки. Чаще всего, это договор найма жилого помещения и расписка о передаче денег. Стоит так же уточнить, что делать, если такой договор никак не получить.

Выехать на работу в другую страну

Сотрудника могут отправить в командировку не только по стране, но и за границу. В данном случае есть некоторые преимущества для сотрудника:

• размер получаемых суточных будет больше;
• возможно оформить загранпаспорт за счёт руководителя;
• можно сэкономить на оформлении визы и медицинской страховки. 

Посещая с такой целью другую страну, нет необходимости в оформлении деловой визы, если имеется туристическая. Имея французский шенген на пять лет и необходимость на два дня съездить в Испанию, отменять мультивизу ненужно. Проблем в таких поездках возникнуть не должно. Для подстраховки можно написать письмо в ту страну, куда едите в командировку. Ответ можно будет предъявить визовому офицеру на границе. Чаще всего, достаточно показать бронь на отель и билет обратно.

Оформить загранпаспорт и медстраховку за счет работодателя

Для поездки ща рубеж необходимо иметь при себе загранпаспорт, медицинскую страховку и визу, независимо от того, едите вы туда на отдых или в командировку. Конечно, есть ряд стран, для пересечения границ которых не нужен загранпаспорт и виза. Перечень безвизовых стран общедоступен в сети.

Для выезда за границу достаточно предъявить служебный паспорт, если вы гослужащий, сотрудник госкорпораций и иных государственных организаций. На обычного сотрудника нужно будет оформить общегражданский загранпаспорт. Он может быть нового или старого образца.

Новый вариант паспорта выдаётся на 10 лет. Так же можно оформить два, для разных поездок и листов в нём больше. Старый образец паспорта действует 5 лет, он не содержит биометрических данных. При этом, в него можно вписать детей, что позволяет сэкономить на паспортах для них.

Законом не установлено, какой именно паспорт для командировки должен быть оформлен на сотрудника компании. Это может быть тот вариант, что более удобен. Работодатель возмещает все расходы, связанные с его оформлением. Заставить работника оформить паспорт без возмещения затрат, незаконно.

Заказав загранпаспорт через портал Госуслуги, сотрудник может получить его со скидкой (3500 рублей стоит биометрический паспорт, 1400 рублей — не биометрический). Оплачивая такую услугу через банк или кассу, придутся заплатить 5000 и 2000 рублей соответственно. Возмещение затрат будет происходить на основе предоставленных чеков и квитанций. Оплатив паспорт со скидкой, рассчитывать на возмещение его полной стоимости не стоит.

Оформление обязательной медицинской страховки так же компенсируется бухгалтерией компании. Ведь наличие страховки — необходимость для заграничной командировки, а не желание работника. Значит оплачивать её так же должен работодатель. Требования к такой страховке каждая страна предъявляет свои, как и необходимый размер страхового покрытия. Все нюансы стоит уточнить до начала командировки.

Не платить налог, если работодатель компенсирует расходы

Объектом налогообложения во время командировки является только оплата за работу, которая непосредственно зависит от среднего заработка. Возмещение понесенных затрат работником во время поездки не облагается НДФЛ. Это не считается доходом за выполненную работу, а является полученной компенсацией. Потраченные на покупку билетов 50000 рублей будут компенсированы именно в таком же размере. Ни каких налогов уплачиваться с данной суммы не будет. Указывать их в декларации так же не нужно.

Налогом в размере 13% облагаются доходы, которые получают налоговые резиденты. В случае с зарубежной командировкой возникает риск перестать таковым считаться. В таком случае, НДФЛ с полученных доходов нужно будет заплатить в размере 30%. Это так же касается и получения средней заработной платы на время нахождения в командировке.

Находясь в командировке за рубежом длительный период времени, сотрудник лишается статуса налогового резидента России (в России находится меньше 183 дней в году). При этом, если находиться в стране меньше 183 дней, допустимо получение налогового статуса резидента.

Для этого необходимо выполнение таких условий:

• нужно находиться в стране с 01.01 по 31.12 на протяжении 90-182 включительно;
• до 30.04 успеть подать заявление в налоговую. 

Подав заявление на признание сотрудника налоговым резидентом, нужно будет заплатить НДФЛ в размере 13%.

Процесс компенсации понесенных в командировке затрат никак не связан со статусом налогового резидента. Такая компенсация не облагается налогами ни в России, ни в любой иной стране. При этом, для суточных предусмотрен необлагаемый налогами лимит (2500 рублей при выезде за границу). Всё что будет выше указанной суммы будет облагаться НДФЛ.

Проголосовать на выборах в другом регионе

Согласно общепринятых правил, гражданин должен голосовать там, где он прописан (зарегистрирован по месту жительства). Но пребывая в командировке, сделать это не всегда удаётся. Что бы специально не возвращаться домой для посещения своего избирательного участка, проголосовать можно на другом. Для этого необходимо воспользоваться услугами портала Госуслуги, МФЦ (нужно зайти через личный кабинет) или избирательную комиссию и выбрать подходящий участок.

Если проходят федеральные выборы, то отдать свой голос за кандидата можно на любом участке по всей стране. Что касается региональных выборов и выборов депутатов Госдумы по одномандатным округам, так сделать не получится. Решается ситуация благодаря специально организованным для голосования участкам в Москве, а для некоторых регионов при помощи онлайн-голосования.

Включить время командировки в льготный стаж

Некоторые граждане могут воспользоваться правом и выйти на пенсию раньше определённого законом срока. Данное правило распространяется на некоторые категории людей, занятые в определённых отраслях и профессиях. Это касается учителей, врачей, трактористов, и иных работников, занятых на работах с тяжёлыми условиями труда. Полный перечень профессий общедоступен, и с ним без труда модно ознакомиться.

Если занятый на такой работе сотрудник отправлялся в командировку, то всё время пребывания в них учитывается не только в общий пенсионный стаж, но и льготный. Время командировки учителя, который был отправлен на образовательный форум в другой город, учитывается в 25 лет, необходимые для досрочного выхода на пенсию.

Дело в том, что на время отсутствия сотрудника, что находится в командировке, за ним сохраняется его рабочее место, всё так же перечисляются налоги и взносы, да и сам работник всё так же выполняет возложенные на него задачи, просто в другом месте и по инициативе работодателя. На самом деле, споров по данной теме много, особенно с пенсионными фондами, но позиция судов однозначна: командировка не должна прерывать льготный стаж.

Врач обращается в суд, ведь пенсионный фонд не учёл в медицинский стаж время, проведённое в командировках на курсах по повышению квалификации и в учебных отпусках. Решение суда было таковым, что пенсионный фонд оказался не прав, что лишил человека целого года льготного медицинского стажа, ведь на протяжении таких командировок за врачом сохранялся средний заработок.

Направляя сотрудника в служебную командировку и при том сохраняя за ним средний заработок, период командировки обязательно должен включаться в льготный стаж, который позволит такому сотруднику получить право на досрочное назначение страховой пенсии по старости.