Защита персональных данных в организации: хостел. Как избавиться от ненужных документов и заключить соглашение с сотрудниками?

Для защиты персональных данных сотрудников, хранящихся в текстовых файлах, необходимо производить уничтожение таких файлов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о персональных данных. Например, можно удалять файлы на электронном носителе с использованием специальных программных средств, которые обеспечивают полное и бесповторное удаление данных. Также можно заменять исходный текстовый файл на новый, не содержащий персональных данных.

Для решения вопросов, связанных с работой с персональными данными, рекомендуется заключить с сотрудниками соглашение об обеспечении конфиденциальности обрабатываемых персональных данных, которое должно предусматривать ответственность за ненадлежащее использование и защиту персональных данных. Это позволит обеспечить соответствие действия организации требованиям законодательства Российской Федерации о персональных данных.

Для решения вопроса по уничтожению документов, содержащих персональные данные, необходимо соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ "О персональных данных" и подзаконных актов, которые регулируют обработку персональных данных.

Для уничтожения документов рекомендуется использовать специализированные устройства для их уничтожения, такие как шредеры и дробилки бумаги, или обратиться к специализированным уничтожающим предприятиям.

Что касается заключения сотрудниками соглашения об обработке персональных данных и их неразглашении, то согласно ст. 18 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ "О персональных данных" организация обязана заключать такое соглашение с каждым сотрудником, который обрабатывает персональные данные. Данное соглашение должно содержать требования к сотруднику по обеспечению конфиденциальности персональных данных и ответственности за нарушение закона в этой области.

Статьи, которые могут быть применимы в данной ситуации:

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ "О персональных данных" (статьи 10, 11, 18, 19, 22).

2. Гражданский кодекс РФ (статьи 152, 153).

3. Трудовой кодекс РФ (статьи 23, 24).

4. Указ Президента РФ от 01.11.2012 г. № 1382 "О мерах по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" (статьи 2, 3, 4).

5. Уголовный кодекс РФ (статьи 137, 138).

Относительно соглашений с сотрудниками, необходимо учитывать требования вышеназванных законов и правил внутреннего трудового распорядка.