Возмещение расходов подотчетным лицом: правила оформления документов и расчеты через банковскую карточку супруга

Организация может возместить расходы подотчетному лицу только в том случае, если эти расходы были произведены в интересах организации и регулируются действующим законодательством. Расходы, которые были произведены с использованием банковской карточки супруга подотчетного лица, в данном случае, не могут считаться корпоративными расходами организации, поэтому они не могут быть возмещены организацией.

Если подотчетное лицо считает, что использование карточки супруга было необходимо для выполнения корпоративных задач, то он должен предоставить все необходимые документы, подтверждающие целевое использование средств. В этом случае, руководство организации может принять решение о возмещении расходов подотчетному лицу.

Документально это может быть оформлено через служебную записку, в которой должна быть четко указана причина использования карточки супруга, а также произведенные расходы.

Для решения данного вопроса, организации необходимо будет иметь следующие документы:

1. Документ, подтверждающий расходы подотчетного лица на материалы, оплаченные банковской карточкой супруга (например, чек или квитанция об оплате).

2. Оригинальную копию документа, удостоверяющего личность супруга, на чье имя была зарегистрирована банковская карта, а также документ, подтверждающий право супруга распоряжаться данной банковской картой (например, договор об оформлении банковской карты, на которой разрешено совершение платежей).

3. Заявление подотчетного лица о возмещении указанных расходов, в котором необходимо указать даты, наименование и стоимость оплаченных материалов, а также причину, по которой была использована банковская карточка супруга.

4. Распоряжение организации о возмещении расходов подотчетному лицу на оплату материалов с использованием банковской карты супруга.

Все указанные документы следует оформить на основании требований действующего законодательства Российской Федерации и внутренних нормативных документов организации.

Для решения данного вопроса необходимо следующее:

1. Копия документа, подтверждающего потребность в материалах, которые были оплачены банковской картой супруга подотчетного лица.

2. Копия выписки по банковской карте супруга подотчетного лица, на которой присутствует информация о расходах за материалы, приобретенные в интересах организации.

3. Документ, подтверждающий полномочия лица на совершение действий в интересах организации (доверенность или приказ).

4. Заявление подотчетного лица о возмещении расходов по приобретенным материалам.

Документально это можно оформить путем составления расходной накладной на подотчетное лицо на сумму оплаты, которая была произведена банковской картой супруга. Кроме того, также может быть оформлено приложение к отчету о расходах, в котором указывается информация о расходах, оплаченных банковской картой супруга, с дополнительными документами, подтверждающими их неотложность и необходимость для деятельности организации.

Статьи, которые применимы для решения данного вопроса:

• Статья 161 Гражданского кодекса Российской Федерации "Полномочия представителя по доверенности";
• Статья 942 Гражданского кодекса Российской Федерации "Исполнение обязательства по доверенности";
• Статья 10 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

Документальное оформление возмещения расходов должно осуществляться путем составления соответствующего документа, например, приказа о выплате компенсации расходов и подтверждающих его документов (копия банковской выписки и т.п.), с указанием основания возмещения расходов.

Статья 944 Гражданского кодекса Российской Федерации.