Обнаружение использования старого бланка табеля и необходимость написания объяснительной записки в организации: причины и требования

Уважаемый, использование устаревших бланков табеля учета рабочего времени не является нарушением федерального законодательства, если только эти бланки не содержат информации, не соответствующей трудовым правилам. Кроме того, даже если бы на момент проверки использование старых бланков было запрещено, объяснительная должна содержать реальные причины этого нарушения, обстоятельства, на которые работодатель не мог повлиять. В объяснительной можно упомянуть, что организация имела ограниченный доступ к необходимым информационным ресурсам, из-за чего не была в курсе требований законодательства о смене бланков, либо что юридический отдел, ответственный за этот вопрос, был занят другими задачами и не смог своевременно предупредить о необходимости использования новых бланков. Важно также показать, что в организации существует политика улучшения бизнес-процессов, которая позволит предотвратить подобные ситуации в будущем.

Для решения данного вопроса вам может понадобиться следующие документы:

1) Старый и новый бланки табеля учета рабочего времени, которые были использованы в организации в период с 2016 года по настоящее время;

2) Документы, подтверждающие дату приобретения и введения в эксплуатацию новых бланков табеля учета рабочего времени;

3) Внутренние документы организации, которые могут объяснить причину использования старых бланков табеля.

В объяснительной необходимо указать, что организация использовала старый бланк табеля в период с 2016 года до настоящего времени, так как введение новых бланков было определено организацией только в 2018 году. Также следует указать, что старый бланк табеля учета рабочего времени является допустимым и соответствует требованиям действующего законодательства в период его использования.

Для решения данного вопроса следует обратиться к следующим статьям Трудового кодекса Российской Федерации:

Статья 8.2 "Виды трудовых договоров".

Статья 19.1 "Документы, регулирующие трудовые отношения".

Статья 20.1 "Трудовая книжка".

Более подробную информацию можно получить из правовых актов, регулирующих порядок ведения учета рабочего времени.