Новые правила 44-фз: электронная приёмка товаров и оплата на основании УПД с электронной подписью. Разбираем вопросы и несоответствия.

Согласно законодательству Российской Федерации, оплата товаров, работ и услуг производится на основании документов, подтверждающих факт выполнения работ или поставки товаров. В данном случае, если контракт между поставщиком и заказчиком не предусматривает предоставление счетов или счет-фактур для оплаты, то основанием для оплаты является документ о приемке. Данный документ, размещенный в единой информационной системе и подписанный усиленной электронной подписью двух сторон, соответствует требованиям закона 44-ФЗ и может использоваться для производства оплаты. Также следует отметить, что скан-копии не могут использоваться в качестве бухгалтерских документов, однако в данном случае речь идет о документе, формируемом в единой информационной системе и подписываемом усиленной электронной подписью, что отвечает требованиям закона. Поэтому для бухгалтера направленность документа о приемке, подписанного усиленно электронной подписью, будет достаточным основанием для производства оплаты.

Для оплаты счета в бюджетном учреждении требуется наличие соответствующего документа, подтверждающего факт оказания услуг (выполнения работ) и размер оплаты. Если услуги (работы) были приняты в форме электронного документа, то данный документ может быть использован для осуществления оплаты, при условии его соответствия требованиям законодательства (например, наличия усиленной электронной подписи).

При наличии документа о приемке (в форме УПД), подписанного усиленной электронной подписью двух сторон и размещенного в единой информационной системе, возможно производить оплату на основании этого документа. Документ о приемке (УПД) должен быть прикреплен к платежному поручению, подписанному уполномоченным лицом бюджетного учреждения.

Следует также учесть, что налоговый законодательство предусматривает необходимость хранения первичных документов, в том числе счетов, счет-фактур, договоров и других документов, связанных с производством расчетов в течение 5 лет (в соответствии со ст. 92 НК РФ). При отсутствии первичных документов, возможны проблемы при проведении налоговой проверки.

Следует также отметить, что наличие или отсутствие договорных условий, регулирующих оказание услуг (выполнения работ) и процедуру оплаты, также могут влиять на возможность и способы оплаты. Поэтому рекомендуется обратиться к юристам, специализирующимся на данной проблематике для получения консультации и помощи в решении данного вопроса.

Статья 5 "Контракта" и статья 53 "Закона о бухгалтерском учете" применимы к данному вопросу.