Как узнать местонахождение денег и сформировать отчет для банка: корпоративная карта и подотчетные средства

Если директор снял деньги с корпоративной карты, то он обязан предоставить банку отчет об использовании средств. Если на подотчете не хватает документов на сумму в 150 тысяч рублей, то необходимо проверить, были ли эти расходы совершены в рамках утвержденных корпоративных процедур и политик.

По законодательству Российской Федерации сроки отчетности по корпоративным картам являются объектом договорных отношений между банком и клиентом. Обычно сроки отчетности оговариваются в договоре или специальных правилах использования корпоративной карты. Таким образом, варианты сроков отчетности (в течение месяца, квартала, полугодия или в конце года) могут быть различными в зависимости от условий договора между банком и клиентом.

Для решения данного вопроса необходимы следующие документы:

1. Договор на выдачу корпоративной карты, который регулирует правовые отношения между клиентом и банком в отношении использования данной карты.
2. Отчет о расходовании денежных средств с корпоративной карты, содержащий информацию обо всех операциях, проведенных с корпоративной картой.
3. Документы, подтверждающие правомерность расходования денежных средств, списанных с корпоративной карты.

Если 150 т.р. отсутствуют в отчете о расходовании, необходимо выяснить, где были потрачены эти средства и потребовать предоставления документов, подтверждающих правомерность данной операции.

Отчет о расходовании денежных средств с корпоративной карты должен представляться в банк в соответствии с условиями договора о выдаче карты. Обычно условия договора предусматривают представление отчета о расходовании средств в течение 10-15 рабочих дней после окончания отчетного периода. В случае нарушения данного срока банк вправе потребовать дополнительные документы или принять меры, предусмотренные договором, включая возможность начисления неустойки или расторжения договора.

Гражданский кодекс РФ (статья 936) и Федеральный закон "О бухгалтерском учете" (статья 10) регулируют правила использования корпоративных карт, в том числе требования к отчетности об их использовании. Кроме того, Кодекс РФ об административных правонарушениях (статья 15.27) устанавливает ответственность за нарушение правил использования корпоративных карт. В данной ситуации также могут применяться положения о порядке установления и доказывания факта наличия или отсутствия задолженности по денежным обязательствам (статьи 304-309 Гражданского кодекса РФ). Отчет об использовании денег с корпоративной карты должен быть представлен в разумный срок, установленный компанией, но как правило, не позднее 10 рабочих дней после окончания отчетного периода.