Как выписать подотчетные средства для покупки товаров у физических лиц: инструкция для директоров и бухгалтеров

Здравствуйте! Для выписки подотчетных средств необходимо предоставить бухгалтерии организации следующие документы: расходную накладную, доверенность от организации на лицо, выданную на имя физического лица, а также договор купли-продажи между организацией и физическим лицом на товар, который предполагается приобрести. Кроме того, в рамках ведения бухгалтерского учета также необходимо соответствующим образом отразить данную сделку в бухгалтерской отчетности организации.

Для подтверждения сделки при выписке подотчетных средств на покупку ноутбука у физического лица, следует предоставить бухгалтеру следующие документы:

1. Заявление от директора ООО о выдаче подотчетных средств на покупку ноутбука у физического лица.

2. Договор купли-продажи между ООО и физическим лицом, в котором должны быть указаны все условия сделки, сумма покупки, данные о продавце и покупателе, а также источник оплаты.

3. Квитанцию об оплате, выданную продавцом.

4. Акт приема-передачи товара, подписанный продавцом и покупателем.

5. Налоговую накладную или иной документ, подтверждающий уплату НДС в случае, если стороны оформляют сделку в момент передачи товара.

Предоставление перечисленных документов позволит бухгалтеру осуществить правильную запись операции в учетную систему ООО.

Статьи закона, которые применимы для решения данного вопроса:

• Гражданский кодекс Российской Федерации, статьи 160, 161, 420
• Налоговый кодекс Российской Федерации, статьи 250, 251
• Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации", ПБУ 10/99.