Как учитывать наличные деньги в КУДиР без кассового аппарата и нужно ли формировать ПКО для оплаты в детском саду?

Согласно Положению о порядке ведения книги учета доходов и расходов, утвержденному приказом Минфина РФ от 31.07.2000 № 63н, все поступления наличных денежных средств должны быть оформлены кассовыми документами. В случае отсутствия кассового аппарата, можно использовать квитанции или другие документы, оформленные в соответствии с требованиями налогового законодательства.

Что касается вопроса о формировании ПКО на каждую сумму, полученную от каждого родителя, то в соответствии с Налоговым кодексом РФ доходы физических лиц, полученные от других физических лиц, не облагаются НДФЛ. Это означает, что для целей учета доходов и расходов по КУДиР достаточно приходовать без контрагента одной суммой в конце месяца, указывая, что это плата за посещение детского сада.

При этом желательно иметь документальное подтверждение факта оплаты услуг, например, квитанцию или расходный кассовый ордер. Приложение табеля посещаемости детьми не является обязательным, но может служить дополнительным подтверждением факта оказания услуг и оплаты за них.

Для решения данного вопроса необходимы следующие документы:

1. Устав организации, если таковой имеется;
2. Документы, подтверждающие право организации на предоставление услуг, в данном случае - на предоставление услуги по организации детского сада;
3. Налоговая декларация по налогу на прибыль организации за соответствующий период;
4. КУДиР, в котором ведется учет приходов и расходов организации;
5. Табель посещения детьми детского сада;
6. Документы, подтверждающие поступление наличных денежных средств в организацию.

Относительно учета прихода наличных денежных средств в КУДиР: в соответствии с п.5 ст.169 НК РФ наличные денежные средства должны учитываться в кассовых ордерах и журналах-ордерах. Для того чтобы учесть приход наличных денежных средств без наличия кассового аппарата, можно вести кассовый ордер в электронном виде, который организация самостоятельно разрабатывает и вводит в действие в соответствии с внутренними документами.

Относительно формирования ПКО на каждую сумму, полученную от каждого родителя: можно приходовать без контрагента одной суммой в конце месяца, поясняя что это плата за посещение детского сада. При этом, для подтверждения уплаченных сумм рекомендуется прикладывать табель посещаемости детьми, а также иные документы, подтверждающие получение оплаты, например, квитанции об оплате, расходные кассовые ордера и т.д.

Статья 5 Федерального закона "О бухгалтерском учете", статьи 40, 42, 43 и 44 Гражданского кодекса РФ, статьи 169, 170 и 173 Налогового кодекса РФ, статьи 88, 89 и 90 Федерального закона "О бухгалтерской отчетности", Постановление Правительства РФ от 22 мая 2003 г. N 261 "Об утверждении Порядка ведения книги учета доходов и расходов (бухгалтерского учета) и порядка представления отчетности по ее результатам".