Как правильно обработать заявление сотрудника и выдать копии лицевых счетов в организации

В соответствии с законодательством Российской Федерации, в случае обращения гражданина за получением копий документов, учреждение может предоставить копии только тех документов, которые хранятся у него на законном основании. Если данные лицевые счета хранятся в организации, к которой данный сотрудник обращается, то она может запросить у него дополнительную информацию, подтверждающую его право на получение данной информации. В противном случае, выдача копий указанных документов не является возможной.

Если организация сохраняет бухгалтерские документы в течение определенного периода времени, то восстановление информации о доходах и выплатах сотрудника за прошлые годы может быть осуществлено на основе имеющихся бухгалтерских записей. В ряде случаев проводятся аудиторские проверки, в результате которых выявляется наличие или отсутствие документов, необходимых для решения задачи. Конкретно для этой ситуации, организация может запросить у сотрудника доказательства наличия договора о трудоустройстве или иные доказательства, подтверждающие ее трудовую деятельность в организации в течение указанных периодов. После этого, при наличии соответствующих документов, организация может сформировать копии лицевых счетов сотрудника и выдать их ей. Если же такие документы отсутствуют, организация обязана уведомить сотрудника о невозможности предоставления ему соответствующей информации.

Статьи Закона, которые применимы для решения данного вопроса следующие:

• Статья 7 "Право на информацию";
• Статья 10 "Право на доступ к информации";
• Статья 14 "Право на защиту персональных данных";
• Статья 16 "Обработка персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, предусмотренных законодательством Российской Федерации".