Хранить второй экземпляр документов в офисе: обязательно ли и какое значение имеет реестр электронных справок?

Согласно законодательству Российской Федерации, работодатель обязан хранить 2-й экземпляр трудовой книжки в офисе организации, в которой работает сотрудник. Также работодатель может получить заявление от сотрудника с просьбой об оставлении трудовой книжки в офисе, однако это не обязательное условие. Ведение реестра электронного по справкам не заменяет необходимость хранения трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства.

Для ответа на ваш вопрос мне нужно уточнить, о каких документах идет речь. Если речь идет о документах, выдаваемых работникам в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, то общие правила такие:

1. Для решения вопроса о хранении второго экземпляра документа в офисе следует обращаться к нормативным документам, регулирующим порядок оформления и хранения документов в организациях. Как правило, в таких случаях, второй экземпляр документа нужно хранить в офисе или другом месте, предусмотренном организацией.

2. Как правило, заявление от работника не требуется для выдачи ему документа по месту требования, но это зависит от конкретной ситуации и отрасли труда.

3. При выдаче документов работникам следует руководствоваться положением о защите персональных данных.

4. Электронный реестр может быть дополнительным источником информации о выданных документах, но сам по себе он не может заменить хранение бумажных документов.

Статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации - обязанности работодателя по оформлению и ведению трудовой книжки работника; Статья 87 Трудового кодекса Российской Федерации - порядок оформления записей в трудовой книжке; Статья 190 Трудового кодекса Российской Федерации - предоставление работникам трудовых книжек; Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 05.07.2013 № 306н "Об утверждении Правил ведения трудовых книжек работников" - нормативный документ, регламентирующий порядок ведения трудовых книжек. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: Статья 5.27 - Нарушение правил ведения документации в области труда и заработной платы; Статья 5.28 - Нарушение правил предоставления работодателем работнику трудовой книжки, отказ в ее предоставлении.