Электронное подписание документов: варианты без ЭЦП и прописывание их в договоре. Оплата работ по факту выполнения и минимизация бумажного документооборота

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, документы могут быть подписаны в электронном виде без использования ЭЦП между физическими лицами и/или между юридическими лицами и физическими лицами путем установления соглашения сторон о способе подписания документов.

В договоре на ремонт квартир можно указать, что стороны могут подписывать документы в электронном виде путем направления их на указанные в договоре электронные адреса. Размер и порядок оплаты может быть определен на основании отчетов об выполненных работах, которые также будут направляться в электронном виде.

Для соглашений о выполнении донорских работ и актов сдачи-приемки работ можно обеспечить подписание в электронном виде путем направления документов в электронном виде на адреса, указанные в документах.

При оформлении договоров и других документов следует учитывать требования законодательства РФ о защите персональных данных и другое применимое законодательство.

Для решения вопроса о возможных вариантах подписания/утверждения документов в электронном виде без применения ЭЦП между физическими лицами и/или между юридическим лицом и физическим лицом, необходимы следующие документы:

1. Правила внутреннего документооборота организации или соглашение между физическими лицами, содержащее требования к оформлению и подписанию электронных документов.

2. Договор, в котором необходимо прописать все условия, относящиеся к оформлению и подписанию электронных документов, включая возможный способ идентификации сторон, которые будут участвовать в на этапе подписания и утверждения документов.

3. Соглашение о дон работах: в документе необходимо регулировать правила перехода прав на предмет договора, а также условия оплаты.

4. Акты сдачи-приемки работ, необходимо прописать все условия, которые могли бы явиться причиной претензий в случае возникновения спора, а также условия оплаты.

При этом следует отметить, что если документы будут составляться в электронном виде без применения ЭЦП, то их легитимность, как правило, подвергается сомнению. Однако, в целях минимизации бумажного документооборота возможны варианты, когда документы, подписанные сторонами, могут быть признаны законными, при условии взаимной доверительности сторон и того факта, что они соответствуют действующему законодательству.

Статьи, регулирующие электронные документы в Российской Федерации: - Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ "Об электронной подписи" - Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" - Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (статья 13.27) - Гражданский кодекс Российской Федерации (статьи 160, 162, 434, 807)

Если не применять ЭЦП между физическими лицами и/ или между юридическим лицом и физическим лицом, то документы могут быть утверждены путем согласования с помощью электронной почты или с помощью электронных подписей. В договоре следует прописать форму согласования и/или утверждения документов в электронном виде.

В перечне указанных документов: - Договор на ремонт квартир: можно утвердить путем согласования по электронной почте или путем согласования с помощью электронной подписи. В договоре следует прописать, каким образом будет происходить утверждение и оплата, возможные сроки на согласование/утверждение, а также какими способами могут происходить расчеты. - Соглашения о дон работах: можно утвердить путем согласования по электронной почте или с помощью электронной подписи. В договоре следует прописать, каким образом будет происходить утверждение и возможные сроки на согласование/утверждение. - Акты сдачи-приемки работ: можно утвердить путем согласования по электронной почте или с помощью электронной подписи. В договоре следует прописать, каким образом будет происходить сдача-приемка работ, каким образом будут происходить расчеты за выполненные работы, а также возможные сроки на согласование/утверждение актов.