Кадровый делооборот очень широк и разнообразен, но одним из важных документов всё же является табель учёта рабочего времени. Данный документ должен заполняться в индивидуальном порядке на каждого работника компании, официально оформленного. Учитывая это, очень важно понимать, что представляет собой данный табель, как его заполнять и какие именно данные вносить.
Для чего нужен табель учета рабочего времени?
Табель представляет собой формализованный бланк, который в обязательном порядке должен заполняться в конце месяца. Данный документ содержит информацию о:
- номере графы, который проставляется по порядку и заполняется касательно каждого сотрудника;
- персональные данные о сотруднике (занимаемая должность/специальность, указанная в штатном расписании);
- учётный номер;
- отметка о выходе человека на работу (отмечается каждый день месяца);
- общая сумма часов и дней, что сотрудник отработал за пол месяца и за полный месяц.
На сегодняшний день законодательством определено две формы табеля, которые могут быть использованы предприятиями – Т-12 и Т-13. Допустимо их заполнение при помощи ПК или вручную. Каждая форма общедоступна в сети интернет, так же, как и образцы для их заполнения.
Понятно, что каждый производственный процесс отличается от иного, что в результате предопределяет и совершенно различные требования к такому бланку. Предприятиям не запрещено в индивидуальном порядке, по своим предпочтениям разработать и применять личный бланк, но на деле всё равно используется одна из вышеуказанных форм.
К основным целям использования табеля учёта можно отнести:
- возможность осуществления контроля, за выполнением установленных норм рабочего времени, что предопределены действующим законодательством или ранее оформленным с сотрудником трудовым договором;
- получение информации об отработанном сотрудником времени по факту. Такие данные непосредственно влияют на размер выплат по заработной плате и иных начислений;
- создание базы данных статистики касательно выполнения установленных правил трудовой дисциплины в компании.
Табель учёта, который составляется каждый месяц, станет очень важным документом в случае рассмотрения трудовых споров по самым различным причинам (выполнение неправильного расчёта и соответственно выплаты зарплаты, неправомерное применение к сотруднику дисциплинарного наказания и многое иное). С целью обеспечения объективности в таком процессе, суд может затребовать данный табель у предприятия.
Очень важно то, что в компании, для качественного и корректного ведения учёта рабочего времени сотрудника, должен назначаться отдельный человек. Чаще всего, данная функция возлагается на работника кадровой службы.
На усмотрение владельца компании вести учёт может и другой человек. С ведением учётных форм, например, может справиться и секретарь-делопроизводитель.
Составленные по окончанию месяца табель в обязательном порядке утверждается руководством компании.
Это непосредственно сам руководитель, а также руководители структурных подразделений (если это указано в локальных актах предприятия). Причина в том, что на основании данного документа и производится расчёт заработной платы для каждого сотрудника.
Работник любой организации может затребовать копию табеля для ознакомления, но для этого необходимо будет лично подать заявление на такое получение. При этом, руководство компании не обязано каждый месяц предоставлять работникам данный документ, даже для ознакомления.
Организация табельного учета рабочего времени
Для того, чтобы можно было гарантировать правильное заполнение табеля, необходим располагать такой важной информацией, как явка сотрудников на рабочее место, длительность больничных листов и отпусков, иное.
В случае, когда в компании числится огромный штат сотрудников, специалисты просто не имеют физической возможности отследить для каждого выполнение установленных норм рабочего времени. Учитывая это, организация табельного учёта в первую очередь нужна для того, чтобы собирать и получать в итоге соответствующие действительности данные о выполнении норм трудовой дисциплины.
На практике она может быть реализована по таким направлениям:
- от начальников структурных подразделений передаются данные касательно явки или отсутствия работника на месте;
- учёт времени прихода и ухода с работы сотрудников может осуществляться посредством внедрения в компании электронной системы учёта. Суть работы которой заключается в регистрации данных и их дальнейшей передачи через некоторое время в отдел кадровой службы;
- получение сведений, кадровым специалистами происходит из внутреннего документооборота (заявлений сотрудников, приказы, объяснительные и иное).
Стоит обратить внимание на то, что чаще всего, учёт рабочего времени происходит посредством локальных трудовых актов, в результате вероятность возникновения спорных моментов в процессе работы сводится к минимуму.
Для обеспечения своевременного получения работниками кадровой службы информации касательно отработанного времени каждым работником компании, все внутренние приказы организации касательно штата пересылаются в кадры.
Это могут быть приказы о:
- трудоустройстве человека;
- увольнении работника;
- уходе в отпуск;
- оформлении командировки, дней отгулов или дней отдыха без оплаты.
Если сотрудник компании, выходит на работу в те дни, которые не определены по графику, как рабочие, то он обязан написать заявление, которое станет основанием для отметки в табеле и начислении повышенного размера оплаты труда (это могут быть праздничные или выходные дни).
В случае использования сменного рабочего графика, учёт рабочих дней выполняется в особом порядке. Форма Т-12, которая предполагает ручное заполнение, используется редко, чаще всего, предпочтение отдаётся форме Т-13.
Если штат сотрудников небольшой (несколько человек), то для ведения учёта, хватит и одного заполненного листа табеля в письменном виде. Но даже в данном случае, электронный бланк Т-13 пользуется большим спросом, из-за удобства ведения.
Электронный табель учета рабочего времени
Для применения на практике табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 необходимо иметь в распоряжении обычную компьютерную технику, ведь данный электронный документ оформляется в виде таблицы. Образец формы для заполнения общедоступен в сети интернет, поэтому при необходимости не составит труда найти его и пользоваться.
Крупные компании, у которых штат сотрудников достаточно большой, используют для данных целей программы специального предназначения. Именно такой программой и является программа «1С». Её использование в первую очередь целесообразно, ведь в такой способ сведения с неё могут использоваться всеми иными отделами и подразделениями компании.
Электронный табель учёта позволяет вносить всю необходимую информацию в режиме реального времени, что в результате значительно упрощает весь процесс сведения отчётности. В такой программе каждый приказ за подписью руководителя отражается автоматически в электронном табеле каждый день.
Несмотря на то, что формат такого табеля электронный, он в обязательном порядке в конце каждого месяца распечатывается и предоставляется руководству компании для утверждения.
На отдел кадровой службы возлагается функциональная обязанность по хранению данных документов, а утверждённые внутренние акты предприятия предопределяют периодичность их сдачи.
Процесс заполнения электронного табеля по форме Т-13 имеет свои нюансы, которые обязывают учитывать такие категории календарных дней, как:
- день выхода работника на работу отмечается буквой «Я», обозначающий явку;
- выходной день по графику обозначается буквой «В»;
- в случае нахождения работника в законном отпуске, каждый такой день в табеле обозначается буквами «ОТ»;
- если сотрудника выводят на работу в его выходной день, то в табеле такой день отмечается, как «РП»;
- дни нахождения в командировке отмечаются буквой «К»;
- если компания отправила сотрудника на курсы по повышению квалификации, то применяется значение «ПК»;
- пребывание сотрудника в отпуске на период учёбы, в табеле ставятся отметки символом «У»;
- в случае открытия сотрудником больничного листа, в табеле указывается «Б»;
- если работник использует дни временной нетрудоспособности без открытия больничного, используется значение «Т».
При заполнении табеля по категории «Я», данные вносятся в часах. Внесение сведений происходит сначала за первые полмесяца, потом за вторые, именно с такой периодичностью, с какой и выплачивается заработная плата работникам. В конце месяца все сведения в табеле суммируются, что позволяет получить общий показатель.
Форма табеля Т-13 имеет графы, в которых указывается код производимой оплаты, количество отработанных дней и тип начисления. Всё это в результате позволяет произвести расчёт заработной платы именно в табеле.
Кодовые значения могут быть такими:
- 2000: обычный рабочий день;
- 2300: период нахождения на больничном, который предусматривает выплату такому сотруднику пособия по временной нетрудоспособности;
- 2012: дни отпуска.
Проставление соответствующих кодов при заполнении формы Т-13 посредством специализированного ПО, будет происходить в автоматическом режиме, после учёта рабочего времени по каждой категории.
Стоит обратить внимание на то, что вся информация вносится в последний день каждого месяца.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени
На самом деле, процедуры заполнения форм Т-12 и Т-13 между собой отличаются не сильно.
Учитывая это, существует ряд моментов, которые должны учитывать сотрудники кадрового отдела при заполнении табелей:
- указывать все сведения о компании – полное наименование, присущая организационно-правовая форма, код ОКПО и иное;
- реквизиты табеля, которые представляют собой порядковый номер документа, дата составления, отчётный период;
- информация о работнике, которая обязательно должна соответствовать сведениям, указанным в штатом расписании (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, структурное подразделение);
- предприятие имеет право дополнять табеля Т-12 и Т-13 графами на своё усмотрение, законодательством это не запрещено.
Для того, чтобы точно правильно заполнить табель учёта рабочего времени, можно воспользоваться готовыми образцами, которые общедоступны всем желающим. Но при этом, всё равно рекомендуется при необходимости или в случае возникновения каких-либо вопросов, обратиться за помощью к специалистам своего деле.
Срок хранения табеля учёта рабочего времени должен составлять не меньше пяти лет, но он может продлеваться на усмотрение компании.
В случае, если предприятие связано с вредным и опасным производством, то табель должен храниться 75 лет. Причина такого длительного хранения в том, что данный стаж может быть использован для подсчёта специального стажа перед выходом на пенсию.
В случае возникновения конфликта сотрудника с руководством компании, для его урегулирования стоит обратиться к юристам, которые помогут всё решить до суда. Они смогут провести переговоры с работодателем, детально изучат сведения в табеле, найдёт несколько вариантов выхода из ситуации, добьются внесения правок, составят мировое соглашение, которое будет основываться на ваших личных интересах. Так же они смогут отстоять ваши права в трудовой инспекции. Поэтому, для получения желаемого результата, сотрудничать необходимо с проверенными и достойными юридическими компаниями.
Горячая линия
