Зачем нужен и как происходит учет дебиторской задолженности

Касательно дебиторской задолженности возникает масса вопросов, среди которых можно выделить: «Означает ли наличие такой задолженности нарушение обязательств?» или «Как корректно отображать такой долг в бухгалтерском учёте?». 

В процессе осуществления бухгалтерской дельности очень высоки риски возникновения дебиторской задолженности, что является вполне нормальным явлением и не является прямым показателем о недобросовестности контрагента. В случае появления такой задолженности очень важно уметь правильно с ними работать. 

Суть работы – это своевременный учёт долга от сторонней организации, определение даты возникновения обязательств, дальнейшее взыскание или списание. При отображении в отчётах, необходимо учитывать ряд важных нюансов, с которыми разобраться может только специалист своего дела.

Организация учета

В процессе работы с контрагентами и соответственно оформления сделок с ними (продажа товара, предоставление услуг), дата их выполнения может не совпадать с датой проведения оплаты по ним партнёром. Чаще всего возникновение такой ситуации не свидетельствует о нарушении условий договора или прав компании, ведь оплата по большинству взаимоотношений может проводиться поэтапно, в кредит иди посредством авансирования. 

Дебиторская задолженность представляете собой долг 3-х лиц перед компанией. Для такой задолженности характерно наличие таких признаков:

• характер задолженности - финансовый или имущественный;
• сумма прописана в документации (договоре, расчётных счетах, актах и иной документации);
• установлен граничный срок погашения, что в результате предоставляет возможность получить оплату по задолженности или списать её на законных основаниях. 

Предприятия не имеют право заключать сделки в устной форме или проводить оплату не подтверждённую документально. Учитывая это, ДЗ на предприятии может возникнуть только при наличии официально составленного документа в письменной форме, с указанием граничных сроков её погашения. 

Бухгалтерский учёт дебиторской задолженности обязателен для всей задолженности, которая возникает у 3-х лиц перед компанией. В первую очередь это обязательства финансового и имущественного характера, которые прописаны в соответствующих договорах. 

Причин образования дебиторского договорного долга может быть несколько:

• дата поступления средств по сделке не совпадает с датой фактической передачи товара (предоставления услуг);
• в случае наличия соглашения касательно отсрочки или рассрочки по обязательствам (в т.ч.в случае реструктуризации имеющейся задолженности);
• при нарушении прописанного в договоре срока перечисления денежных средств.

Дебиторская задолженность возникает в момент нарушения утверждённых сроков исполнения обязательств. 

Причиной возникновения долга так же могут стать не только договорные отношения, но и:

• наличие переплаты по налоговым платежам, оплатам в пенсионный фонд и прочее;
• задолженность сотрудников (в случае взыскания ущерба);
• задолженность корпоративного характера от учредителей;
• финансовая выплата или материальная ценность, которая предприятием была выдана подотчётному лицу, но им не возмещена;
• иное. 

Каждая ДЗ, возникающая на предприятии в обязательном порядке должна отображаться в бухгалтерском учёте. Данная процедура регламентируется соответствующим законодательством, а также учётной политикой предприятия. Учётная политика в каждой компании составляется в индивидуальном порядке. Неотъемлемой её частью является описание процесса работы с долгами, согласно с которым, в компании может быть создан резерв, фиксирующийся в бухгалтерском учёте в виде уменьшения выручки, что в результате позволяет уменьшить размер налоговых платежей. 

В 2018 году для учёта ДЗ очень важен статус должника, согласно которого отображаются обязательства по не выполненным контрактам и излишняя сумма уплаты в бюджет, выплаты в долг работникам, неоплаченные взносы учредителей. Предприятие в данном случае выступает в роли кредитора. 

На сегодняшний день различают несколько видов задолженностей, при учёте каждой из которых необходимо придерживаться некоторых правил:

• задолженность текущая: время её погашения ещё не настал, или он непосредственно зависит от принятия кредитором определённого решения;
• просроченные долги: период уплаты по которым уже истёк. Компания может взыскать их в принудительном порядке;
• безнадёжная: взыскать такие долги не предоставляется возможности из-за пропуска срока давности, закрытия компании должника, другим причинам. 

Стоит обратить внимание на то, что в случае наличия на предприятии долгов безнадёжного характера, их можно списать. При этом, условия и порядок списания непосредственно зависят от причины нарушения обязательства, а также утверждённой учётной политики на предприятии. 

Все вышеуказанные правила и понятия должны применяться на практике всеми субъектами хозяйствования, которые не имеют освобождения от ведения бухгалтерского учёта. 

Бухгалтерский учет дебиторской задолженности 

Каждая дебиторская задолженность в обязательном порядке отображается на том или ином счёте бухгалтерского учёта, в зависимости от статуса должника и типа задолженности:

• счёт 60 – используется для отображения расчётов с поставщиками и исполнителями;
• счёт 62 – на нём отображаются взаиморасчёты с покупателями (при продаже товара с отсрочкой оплаты);
• счёт 68 – для учёта налоговых платежей;
• счёт 69 – для учёта взносов;
• счёт 70 – оплата труда работникам компании;
• счёт 71 – на счёте ведётся учёт лиц, которым были выданы под отчёт материальные ценности;
• счёт 75 – отображаются все корпоративные операции касательно учредителей (перечисление взносов в уставной капитал);
• счёт 76 – через счёт проходят взаиморасчёты с иными кредиторами и дебиторами. 

Стоит обратить внимание на то, что каждой ДЗ должна соответствовать в бухгалтерском учёте проводка по кредиту счетов. 

Дебиторская задолженность учитывается в бухучёте в зависимости от категории обязательств. При подписании договора с поставщиком, может быть договорённость о перечислении аванса, размер которого устанавливается на усмотрение контрагента. Что касается государственных контрактов, то размер аванса не может превышать 15% или 30% от суммы сделки (процент непосредственно зависит от самого предмета сделки). Отображение такой операции происходит посредством счёта 60, на котором отображается размер долга. В кредите тогда будет счёт 51 «Расчётные счета» на такую же сумму. В результате получаем такую проводку: Кредит 51 – Дебит 60. 

В случае необходимости отображения оплаты дополнительных взносов в уставной капитал (если такая операция прописана в учредительных документах или утверждено решением собственника), то сумма долга отображается по счёту 75. Эта же сума отображается по кредиту счёта 80 «Уставной капитал». Проводка бухгалтерского учёта имеет вид: Кредит 80 – Дебит 75. 

Согласно установленных правил, касательно учёта дебиторской задолженности подразумевают необходимость одновременного отображения той же суммы по кредиту соответствующего счёта. 

Путей погашения имеющейся задолженности несколько:

• добровольное исполнение своих обязательств и уплата суммы долга должником;
• принудительное взыскание;
• возмещение третьими лицами.

Погашение долга отображается в кредите вышеуказанных счетов. К примеру, если поставка товара по ранее полученному авансу произошла, то долг погашается по кредиту счёта 62 «Расчёты с поставщиками». В то же время погашение задолженности отображается на дебете счёта 51. В результате проводка будет по таким счетам: Дебит 51 Кредит 62. 

Кроме погашения долга, компания может его списать, но доступно это в отношении задолженности:

• срок давности, которой истёк – поэтому право на принудительное возмещение через суд так же потеряно;
• которая числилась на предприятии от компании и уже ликвидирована, а имеющиеся у неё долги не были погашены во время процедуры банкротства;
• по которой имеется акт госоргана, определяющий задолженность;
• если она была отнесена на финансовый результат или иной источник. 

В случае списания долга в обязательном порядке проводятся такие процессы: судебное взыскание, инвентаризация расчётов и долгов, составление приказа или иного распорядительного акта за подписью руководителя. 

По истечению срока давности по тому или иному долгу, списание такой задолженности можно выполнить только на основании решения суда, отказавшего во взыскании. Без данной процедуры не обойтись, ведь возможны варианты касательно восстановления и продления сроков для подачи иска в суд. Только после наличия судебного акта на руках, руководитель компании может провести инвентаризацию и дать распоряжение на написание приказа о списании такого долга. 

Для запуска процесса инвентаризации необходим распорядительный акт за подписью руководителя. Под проверку будут попадать все расчёты с контрагентами по сделкам, иными дебиторами и кредиторами. Выполнение инвентаризации возможно по таким направлениям:

• текущая, просроченная и безнадёжная задолженность – на основе данных бухгалтерского учёта и первичной документации;
• установка сроков оплаты по имеющейся задолженности, а также утверждение списка мероприятий, которые необходимо выполнить для принудительного взыскания долга;
• определение причины, по которой взыскание долга невозможно выполнить (банкротство, судебный отказ).

Основной документ, в котором отображаются результаты поведённой инвентаризации – ИНВ-17, он же выступает основанием для создания приказа о списании имеющегося долга. По итогу проведённых манипуляций, бухгалтер компании отображает данный факт в соответствующих бухгалтерских проводках.