Особенности списания дебиторской задолженности

Любой долг, включая и тот, по которому истёк срок исковой давности, должен быть списан. Благодаря своевременности осуществления данной операции, компания может гарантировать для себя корректную бух отчётность, ведь ДЗ и КЗ это важная часть активов и пассивов юридического лица.

Очень важен факт списания ДЗ и для ведения налогового учёта, ведь тогда меняется размер налоговой базы, что непосредственно отражается на правильности начисления всех налогов.

Специалист в данной области непременно должен знать в какие именно сроки должны быть списаны такие задолженности и в какой именно способ выполнить данную операцию.

Списание дебиторской и кредиторской задолженности

Если в компании числится ДЗ, то это обозначает, что они должны определённую сумму контрагентам. Чаще всего ДЗ представлена долгами за ранее поставленные компанией товары или предоставленные услуги, но не оплаченные в итоге. Под ростом такой задолженности с одной стороны скрывается увеличение темпов роста компании, но при этом стоить держать под контролем процедуру возврата средств, ведь в ином случае, финансовая состоятельность компании будет находиться под угрозой.

Что касается кредиторской задолженности, то в данном случае ситуация совершенно иная. Под КЗ подразумеваются деньги, которые компания должна своим поставщикам (кредиторам).

Но как ни странно, данные термины не всегда обозначают что-то негативное. Часто они обозначают лишь то, что по конкретной задолженности всего лишь не настал срок исполнения.

Списание дебиторской и кредиторской задолженности проводки

Инвентаризация – обязательная ежегодная процедура на каждом предприятии. Как ни странно, но касается она так же и КЗ. При выявлении в процессе данной процедуры бухгалтером задолженности с истёкшим сроком давности, она должна быть списана.

Стоит иметь в виду, что в случае подписания сторонами взаимоотношений акта сверки или направления официальной претензии, то срок давности увеличивается.

Чтобы произвести списание КЗ, необходимо иметь в наличии некоторый пакет документации:

• договор купли-продажи (предоставления услуг);
• накладные (акты предоставленных услуг);
• акт сверки;
• претензии обеих сторон. 

Списание КЗ происходит сразу для налогового и бухгалтерского учёта. Могут быть использованы проводки: Дт 60 (76,70,71,73) Кт 91.1.

В процессе списания ДЗ применяются проводки:

• списываем задолженность – Дт 63 Кт 62 (60,76,7173,70;
• отображаем списанный долг вне баланса – Дт 007. 

В случае отсутствия заранее подготовленного резерва или если он мал и не способен покрыть образовавшуюся задолженность, тогда применяются поводки: Дт 91.2 Кт 62 (60,76,71,73,70) и Дт 007.

Резерв для каждого долга определяется отдельно. В силу вступили новые правила, согласно которым, предприятия были обязаны формировать такой резерв.

Списание долга в налоговом учёте осуществляется с резерва. При его отсутствии или нехватки находящихся там денег, дебиторка относится на нереализованные расходы после окончания срока давности или подтверждения факта невозможности взыскания. Со списанием данной задолженностью стоит разобраться более детально.

Как списать дебиторскую задолженность?

Если по результатам инвентаризации, выявляется долг, на предприятии составляется приказ об инвентаризации, а её результаты применяются для заполнения формы ИНВ-17. Далее составляется приказ за подписью руководителя касательно необходимости списания задолженности.

Непременно должна быть обозначена сумма ДЗ, описана ситуация с задолженностью, указываются причины, по которым этот долг стал безнадёжным, указываются данные об акте инвентаризации. Чтобы у налоговой не было ни каких претензий к списанию суммы, нужно дополнить акт документальным подтверждением сделки. В роли подтверждений могут выступать: договора, накладные, счета, акт сверки и предоставленных услуг. Подтвердить безнадёжность задолженности можно посредством направления выписки из ЕГРЮЛ или судебного постановления.

Безнадёжным признаётся долг, что исключён из ЕГРЮЛ после 2014 года. Это правило не распространяется на ИП. Не получится списать долг бизнесмена всего лишь из-за исключения из ЕГРИП, ведь по долгам он несёт ответственность имеющимся имуществом. Такое разрешение ситуации допустимо только в некоторых случаях: его кончины, банкротства или невозможности определить место расположения.

Сроки списания дебиторской задолженности

Время, которое отводится на списание ДЗ – 3 года, но он может быть прерван в таких ситуациях:

• должником был подписан или принят акт сверки;
• прозвучала просьба об отсрочке;
• выплачена часть задолженности;
• стороны подписали доп соглашение;
• подан судебный иск. 

В случае прерывания срока ДЗ он начинает отчитываться заново, но при этом этот период времени не может быть больше 10 лет.

Дебиторская задолженность с истекшим сроком

Согласно действующего законодательства безнадёжными долгами (вероятность возврата равна нулю) принято считать:

• с истёкшим сроком давности;
• из-за ликвидации юридического лица (акта государственного органа) обязательство прекращено;
• имеется постановление судебного пристава об окончании исполнительного производства. 

Особого внимания заслуживает последний пункт списка. Долг судебным приставом будет признан безнадёжным только в таких случаях:

• нет информации о месте нахождения должника;
• нет возможностей получить данные касательно денег или принадлежащем компании имуществе;
• у компании отсутствует имущество для продажи, за счёт которого можно было бы покрыть долги. 

Также безнадёжным считается долг от лица, признанного банкротом.

В основном компании имеют дело со списанием дебиторской задолженности по которой истёк срок давности. Редко можно услышать на практике, что спустя три года должник решает по своей инициативе вернуть долг. Учитывая это, для кредитора лучим вариантом будет списать ДЗ по которой истёк срок давности, ведь это позволит навести порядок во внутренней документации и не только.

Инвентаризация

Инвентаризация – неотъемлемая часть процесса списания ДЗ, которая проводится до этой процедуры. Не обойтись без инвентаризации (в разрезе данных вопросов) в таких случаях:

• перед заполнением бухгалтерской отчётности;
• в процессе ликвидации юридического лица или проведения его реорганизации;
• создавая резерв сомнительной задолженности. 

Учётная политика компании предусматривает, каким именно образом и когда будет проводиться инвентаризация. При этом прописывают количество таких проверок в год, их периодичность, сроки выполнения, список объектов и обязательств подлежащие проверки.

Процедура инвентаризации состоит из реализации нескольких этапов:

• бухгалтерия подготавливает справку с данными о ДЗ и КЗ. Там детально прописывается размер таких задолженностей, причины их возникновения и реквизиты подтверждающей документации;
• данные сверяются с данными бухгалтерии контрагента и только после этого такой долг можно считать согласованным;
• согласно форме ИНВ-17 составляется акт инвентаризации с дебиторами и кредиторами. Отдельной строкой прописываются суммы безнадёжных долгов (это может быть ДЗ по которым окончился срок давности);
• подготавливается приказ о списании.

Списание дебиторской задолженности в бухучете

Особое внимание стоит уделить процессу списания ДЗ в бухгалтерском учёте и детально разобраться в нём. Согласно действующему законодательству, каждый расчёт с дебитором или кредитором в обязательном порядке должен быть отражён в бухгалтерской отчётности. Что касается займов и кредитов, то сумма по ним подсчитывается на конец отчётного периода, в том числе с начисленными процентами по ним.

ДЗ с истёкшим сроком давности и все иные долги, которые уже не получится взыскать, списываются по каждому обязательству отдельно. В роли основных документов, что выступают разрешительными для данной процедуры, являются об инвентаризации и приказ за подписью руководителя.

Списанная по сроку давности ДЗ может быть отнесена на резерв сомнительных долгов или доход предприятия, в случае отсутствия резервирования сумм долгов. Если задолженность списана по причине неплатежеспособности должника, то это не свидетельствует об аннулировании долга. 

Такая задолженность ещё в течение пяти лет будет отображаться в бухгалтерском балансе с даты списания. Благодаря этому, в случае улучшения финансового положения должника долг будет взыскан с него. Полностью списать такую задолженность получится после 5 лет.

Как именно в бухгалтерском учёте будет списана ДЗ непосредственно зависит от того, был ли создан компанией резерв, если вдруг возникнет сомнительный долг. Если он присутствует, то проводка будет такой: Дт 63 Кт 62 (76 и иные счета учитывающие задолженность). В случае превышения долгом резерва, то проводка будет такой: Дт 91.2 Кт 62. При отсутствии резерва: Дт 91.2 Кт 62 и Дт 007. В процессе списания ДЗ могут возникнуть некоторые нюансы, о которых стоит иметь представление и быть к ним готовыми.

Законодательством предусмотрено ряд ситуаций, при которых не обойтись без проведения инвентаризации:

• передача имущества в аренду, выкуп или продажа;
• формируется МУП или ГУП;
• формируется бух отчётность по окончанию года;
• изменился перечень лиц несущих материальную ответственность;
• произошло чрезвычайное происшествие;
• начат процесс ликвидации или реорганизации компании. 

Судебная практика гласит, что налогоплательщик не имеет права включать безнадёжный долг с истёкшим сроком давности в суму нереализованных расходов того налогового периода, в котором такой срок закончился. Данные выводы были сделаны с решений минимум трёх судов низшей инстанции, но при этом Высший арбитражный суд признал такие решения, не соответствующие актуальному законодательству.

Согласно имеющимся разъяснениям, ошибки при начислении налоговой базы прошлых периодов должны быть исправлены в том периоде, в котором были допущены. При этом компании разрешено провести перерасчёт налоговой базы и суммы платежа за период, в котором были обнаружены ошибки, если они стали причиной уплаты налога в сумме больше необходимой. При этом интересы казны ни коим образом не нарушаются из-за искажений в документах. Поэтому, вполне допустима подача уточнённой декларации за предыдущий период, а так же отображение корректировок в подаваемом документе.

При этом, на момент исправления ошибок, считается, что трёх летний возврата переплаты ещё не закончился. Согласно закону, на протяжении этого периода компания имеет право использовать в своих целях переплату налога в бюджет.

ВАСом было обозначено, что причиной для проведения выездной налоговой проверки может стать правильность начисления и своевременная уплата налогов. Сотрудники налоговой не имеют право осуществлять проверку доначисленной недоимки, которая не должна числиться у данной компании.

Высшим арбитражным судом было определено, что факт списания безнадёжной ДЗ в расходы представляет собой один из способов корректировки доходов, что были указаны в документации, но по факту не получены налогоплательщиком. Основная цель – выполнить расчёт налога она основе реально осуществляемой деятельности предприятия. Учитывая это, отсутствие мер, направленных на взыскание ДЗ компанией, не свидетельствует, что в такой способ компания хотела необоснованно сэкономить.

Поэтому, в ходе налоговой проверки, в процессе которой был выявлен факт несвоевременного признания расходов в виде учёта списания ДЗ, проверяющие учтут расходы в отчётный период, а не вовсе откажутся от учёта таких расходов. Это в первую очередь говорит, что суд разрешает компаниям осуществлять списание дебиторки в расходы позже самого момента возникновения данного права изначально.

Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

Так же более детально стоит разобраться со списанием ДЗ в налоговом учёте. Данную процедуру могут использовать исключительно те предприятия, что применяют метод начисления при расчёте налога на прибыль. Что касается компаний, работающих по упрощённой системе налогообложения и тех, кто платит единый налог, включить безнадёжную задолженность в расходы не имеют право. Так же смогут воспользоваться данным правом и компании на ОСНО.

Процесс списания ДЗ в налогах так же непосредственно зависит от факта создания резерва для сомнительных долгов. Если такой резерв существует, то долг списывается за его счёт. Если он отсутствует, то ДЗ полностью списывается на внереализационные расходы.

Признание расхода происходит по тому событию, которое произошло раньше всего:

• окончание срока давности касательно взыскания долга через суд;
• произошло удаление записи из ЕГРЮЛ о должнике;
• получена документация от приставов с информацией о невозможности взыскать задолженность. 

В случае осуществления выплаты аванса контрагенту, предприятие обязано восстановить принятый к вычету НДС после признания такого долга, как безнадёжным.

В то же время, при признании долга гражданина, как безнадёжного и дальнейшего списания ДЗ компания решает отнести его на расходы, такой долг облагается НДФЛ, который необходимо уплатить в бюджет. Причина в том, что налоговая расценивает данную ситуацию, как выгоду для физического лица, при этом в роли налогового агента выступает компания, что списала этот долг. Если такой гражданин ещё был и официально трудоустроен, то на него перечисляется ещё и сумма страховых взносов.

Особое внимание стоит уделить процедуре создания резервов по сомнительным долгам. Размер отчислений по ним – это размер внереализационных расходов по граничную дату отчётного периода. Метод расчёта суммы резерва зависит от некоторых факторов, а именно:

• при возникновении задолженности более 90 дней назад, в резерв добавляется долг полностью;
• при возникновении задолженности 45-90 дней – от суммы долга выделяется 50% в резерв;
• при возникновении задолженности меньше 45 дней назад – долг никак не отражается на величине резерва. 

Если по окончанию отчётного периода, сумма резерва была не полностью использована, налогоплательщику предоставляется право перенести остаток на следующий период.

Резюме

Вся процедура списания ДЗ по которой истёк срок давности регламентируется соответствующими законами и нормативно-правовыми актами. Каждый нарушитель установленных правил рискует получить не только выговор от налоговиков, но и штраф внушительных размеров. Учитывая это, благодаря всего лишь выполнению общепринятых правил можно избежать значительных ошибок и неприятностей.

Важным начальным этапом списания ДЗ является проведение инвентаризации и подписание соответствующего приказа.

Сегодня в РФ существенно расширился список, согласно которому разрешается списывать ДЗ с прошедшим сроком давности. Нет необходимости ждать три года, списывать только не долги юридических лиц, что исключены из ЕГРЮЛ, можно просто на дату их ликвидации с реестра.

Если компания является должником индивидуального предпринимателя, то списать долг всего лишь на основании исключения из ЕГРИП не получится. Для этого случая необходимо выполнение одного из трёх условий:

• смерть должника;
• банкротство;
• информация от приставов о невозможности определить местоположение должника. 

Причина таких нюансов заключается в том, что ИП за все свои долги несут ответственность собственным имуществом.

Несмотря на то, как сильно вам удалось разобраться во всём этом вопросе касательно списания ДЗ, лучше всего обратиться к специалистам своего дела, ведь нередко ситуация может быть связана с незаконными действиями или бездействием должностных лиц.

Даже если порядок списания дебиторки достаточно прост, перед началом этой процедуры стоит приложить максимум усилия для её взыскания. Как вариант, это может быть предложение о рассрочки или реструктуризации задолженности.

Если после проведённой налоговым органом проверки были выявленных какие-то нарушения, но при этом вы полностью уверенны в корректности всех документов, вы имеете право обжаловать такие выводы налоговой инспекции. Чтобы быть уверенным в результате такого обжалования, лучше всего делать это при помощи специалиста в данной отрасли.