Выдача денежных средств работнику: правовые документы и отчетность

Согласно Положению о порядке оформления и использования расходных документов, утвержденному Приказом Минфина РФ от 17.07.1995 г. № 50 (в ред. от 27.12.2004 г.), работник обязан отчитаться о полученных денежных средствах и представить отчетный документ не позднее десяти рабочих дней со дня получения денежных средств. Таким образом, работник должен отчитаться о потраченных денежных средствах в течение десяти рабочих дней со дня получения.

Что касается вопроса о учете расходов на чай или кофе, то эти расходы могут быть засчитаны как представительские расходы при условии, что они относятся к сфере деятельности организации и были связаны с проведением представительских мероприятий (например, переговоров с клиентами). В этом случае, расходы на чай или кофе следует занести в раздел "Представительские расходы" в учетной документации организации.

Для учета представительских расходов постановлением Минфина РФ от 24.01.2019 г. № 14 утвержден порядок составления и представления отчета о представительских расходах организацией. Отчет о представительских расходах должен содержать информацию о сумме расходов на питание и напитки, а также об их основании и причинах.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15.11.2007 г. № 829 "Об утверждении Правил ведения кассовых операций в Российской Федерации" (далее - Правила), по полученным работником денежным средствам подотчет моментального расчета и определенной суммы, установленной работодателем, работник обязан отчитаться в течение трех рабочих дней со дня получения денежных средств путем оформления отчета и возврата неизрасходованной части.

Относительно потраченных денежных средств на приобретение чая или кофе предложенного клиентам, следует учитывать, что если данные расходы были совершены работником в рамках исполнения своих должностных обязанностей, то такие расходы являются предметом соответствующего отчета о расходах и следует отразить в учете в соответствии с бухгалтерским законодательством. Однако, если данные расходы не имеют прямого отношения к исполнению должностных обязанностей, то такие расходы не могут быть включены в состав расходов предприятия и не подлежат возмещению из средств работодателя.

Также следует обратить внимание на то, что регулирование условий выдачи и отчетности по денежным средствам подотчет производится нормативными актами субъектов РФ, утвержденными соответствующими органами исполнительной власти РФ. Поэтому перед принятием конкретных решений следует учитывать возможное наличие региональных нормативных актов.

Согласно статье 161 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ), договор займа предполагает передачу одной стороной другой определенной суммы денег во временное пользование с условием ее возврата. Согласно статье 809 ГК РФ, если денежные средства выданы работнику на выполнение служебных обязанностей, то срок их возврата устанавливается организацией, выдавшей денежные средства.

Поэтому, срок отчета устанавливается организацией, выдавшей деньги, но не может превышать трех дней с момента, когда работник получил деньги.

Что касается учета затрат на приобретение чая или кофе, предложенного клиентам, то согласно пункту 2 статьи 254 Налогового кодекса РФ, расходы на предоставление бесплатных образцов и затраты на приобретение товаров, предоставляемых в качестве образцов или для демонстрации, не признаются налоговыми расходами, если они не являются обязательными для данного вида деятельности.

Следовательно, затраты на приобретение чая или кофе для предложения клиентам не могут быть учтены как расходы организации.