Введение электронного документооборота: избавление от неудобств бумажной работы и снижение затрат в компании

Для обеспечения юридической силы и возможности принятия подписанных электронных документов к бухгалтерскому и налоговому учету необходимо обратиться к законодательству Российской Федерации, а именно Федеральному закону "Об электронной цифровой подписи". Кроме того, следует убедиться, что используемый КЭП соответствует требованиям законодательства и обладает меткой доверенного лица. Однако, поскольку конкретные вопросы связанные с электронным документооборотом могут зависеть от индивидуальных условий и ситуаций, рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу для получения подробной консультации в данной области. В отношении срока действия КЭП следует отметить, что срок его годности может быть различен в зависимости от технических характеристик конкретного КЭП, указанных в его документации. При истечении срока действия КЭП необходимо будет его обновить, однако документы, подписанные ранее, не теряют своей юридической силы, если они были подписаны действующим в момент подписи КЭП.

Для решения вопроса по введению электронного документооборота в вашей компании, вам потребуется рассмотреть следующие документы и аспекты:

1) Закон "Об электронной цифровой подписи" (№ 63-ФЗ от 06.04.2011), который устанавливает правовой режим использования электронных подписей в России;

2) Решение учредителей (акционеров) или единственного участника организации о введении электронного документооборота в компании;

3) Разработка и утверждение правил внутреннего электронного документооборота в вашей компании, которые должны отображать процедуру подписания электронных документов, требования к программным и техническим средствам и другие важные моменты;

4) Получение юридической силы подписанных документов. Для этого нужно использовать квалифицированные электронные подписи (КЭП). КЭП - это специальный цифровой ключ, который выдается юридическим и физическим лицам, когда они подписывают электронные документы. При наличии квалифицированного сертификата КЭП, документы, подписанные электронной подписью, равнозначны документам, подписанным собственноручно;

5) При выборе КЭП для юридического лица рекомендую обратиться к аккредитованным аккредитованным центрам сертификации ключей (АЦСК), которые предоставляют услуги по получению квалифицированных электронных подписей;

6) Заметим, что срок действия электронной подписи (для КЭП на организацию) составляет 1 или 2 года в зависимости от выбранного АЦСК. По истечении срока действия КЭП необходимо обновить сертификат.

7) В заключение, документы, подписанные действующей на момент их подписания КЭП, сохраняют юридическую силу, несмотря на истечение срока годности электронной подписи.

Рекомендуем всегда консультироваться с юристом для правильной настройки введения электронного документооборота в вашей компании.

Статья 160.3 Гражданского кодекса РФ "Электронный документ"

Статья 6 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "О введении в действие части второй Гражданского кодекса Российской Федерации"

Приказ Федеральной налоговой службы от 31.01.2014 N ММВ-7-6/42@ "Об утверждении Инструкции об использовании усовершенствованной квалифицированной электронной подписи при передаче электронных документов в электронной форме в Федеральную налоговую службу"

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"

Приказ Минкомсвязи России от 15 сентября 2015 года № 361 "Об утверждении требований к защите информации при ее обработке в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования"