Согласие на обработку персональных данных для работников: правильное оформление и хранение документов согласно ФЗ о ПД

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" работодателю необходимо соблюдать определенный порядок оформления согласия на обработку персональных данных работников. Форма заполнения согласия должна быть хранена в месте, где осуществляется обработка персональных данных.

Оформление согласия на обработку персональных данных должно содержать следующие данные: наименование работодателя, персональные данные работника, цель обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, права работника в отношении его персональных данных, сроки обработки персональных данных, ответственность работодателя за нарушение законодательства о персональных данных.

Дополнительно к заполнению формы согласия, работодателю необходимо разработать внутренние документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных, а также заключить договор на обработку персональных данных со своими контрагентами, если требуется передача персональных данных работников третьим лицам.

Для решения вопроса необходимо следующее:

1. Форма заполнения согласия на обработку персональных данных. Её можно составить самостоятельно или воспользоваться готовым шаблоном. Важно, чтобы форма содержала все требуемые законодательством сведения, включая сведения об обрабатываемых персональных данных, целях обработки, сроках хранения и условиях доступа к персональным данным.

2. Документ, подтверждающий право на обработку персональных данных. Обычно это лицензия Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), может использоваться иной документ, удостоверяющий осуществление обработки персональных данных.

3. Документ, утверждающий политику обработки персональных данных в организации - это может быть положение о персональных данных или инструкция по обработке персональных данных.

Заполненную форму согласия на обработку персональных данных необходимо хранить в соответствии с требованиями законодательства в течение всего срока обработки персональных данных. Рекомендуется хранить её в том же месте, где хранятся другие документы, связанные с трудовыми отношениями работника с организацией.

Оформление согласия на обработку персональных данных должно производиться в письменной форме. Подпись работника на согласии должна быть заверена работодателем или уполномоченным им лицом.

Кроме того, работодатель должен сообщать работнику о том, какие его персональные данные собираются, какие цели обработки установлены, а также о возможности отозвать согласие на обработку персональных данных.

Статья 6 "Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных", статья 18 "Обеспечение безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", статья 19 "Обязанности оператора при обработке персональных данных". В соответствии с данным законом необходимо хранить форму согласия на обработку персональных данных в месте, где находятся остальные документы, связанные с работником, которые также содержат его персональные данные. Оформление согласия должно включать указание цели обработки персональных данных, данных об операторе, прав субъекта персональных данных, а также сведений о наличии согласия на передачу персональных данных третьим лицам, если такое предполагается. Кроме заполненной формы согласия на обработку персональных данных, работники должны предоставить оператору также иные документы, содержащие их персональные данные, необходимые для осуществления трудовых, налоговых, медицинских процедур и т.п.