Операции с наличными деньгами без безопасности: решения для организации и рекомендации по контролю

В данном случае рекомендуется провести следующие меры по усилению контроля за сохранностью денежных средств в организации:

1. Ввести обязательное оформление должностных инструкций для сотрудников, осуществляющих операции с наличными денежными средствами, в которых должны быть указаны их обязанности по сохранности денежных средств.

2. Ввести обязательную подпись кассовых документов в графе «кассир» тех сотрудников, которые производят операции с наличными денежными средствами.

3. Осуществлять контроль за выполнением обязанностей, указанных в должностных инструкциях, и привлекать к ответственности тех сотрудников, которые не выполняют свои обязанности.

4. Рекомендуется также заключение договоров о полной материальной ответственности с сотрудниками, осуществляющими операции с наличными денежными средствами, в случаях, когда это возможно и целесообразно.

Для усиления контроля за сохранностью денежных средств в данном случае, я бы рекомендовал следующие действия:

1. Оформление договоров о полной материальной ответственности. Даже если Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 №85 не предполагается обязательность заключения таких договоров, наличие подобных документов в данном случае может значительно повысить уровень контроля за денежными средствами.

2. Включение в должностные инструкции указанных лиц обязанностей по осуществлению операций с наличными денежными средствами. Данные обязанности должны быть описаны максимально подробно и четко.

3. Введение системы контроля за осуществлением операций с наличными денежными средствами. Для этого следует внедрить регулярные проверки расходных ордеров, подписанных указанными лицами, а также периодический аудит денежных операций в организации.

4. Оценка рисков возникновения материального ущерба. На основе анализа данной оценки можно определить оптимальные методы защиты денежных средств, например, использование электронных платежей или введение системы счетов-карт.

5. Обучение персонала правилам обращения с наличными денежными средствами и технологиям их защиты от кражи и мошенничества. Обучение должно проводиться регулярно и быть обязательным для всех сотрудников организации, независимо от их должностей.

Статьи, применимые для решения вопроса по сохранности денежных средств в организации, где нет поступлений наличных денежных средств в кассу от реализации товаров, работ, услуг, и выплаты производятся сотрудниками компании, могут быть следующие:

1. Гражданский кодекс РФ, в частности статьи 401-404, которые регулируют договоры о материальной ответственности за денежные средства.

2. Трудовой кодекс РФ, глава 21 которого устанавливает требования к организации выплаты заработной платы и других видов компенсации.

3. Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле", в частности статьи 15, 16, которые регулируют обращение наличной и безналичной валюты.

Рекомендации по усилению контроля за сохранностью денежных средств в данном случае могут включать в себя следующее:

1. Установление четких процедур и инструкций по выполнению операций с наличными денежными средствами.

2. Введение полного контроля и учета операций с наличными денежными средствами.

3. Оформление договоров о полной материальной ответственности для сотрудников, которые выполняют операции с наличными денежными средствами, даже если это не является обязательным по закону.

4. Еженедельная проверка финансовой отчетности и сравнение с фактическими данными по наличию денежных средств.

5. Регулярное обучение сотрудников правилам и требованиям по сохранности и учету наличных денежных средств.