Оформление расходов на размещение и питание клиентов. Проведение семинаров и снижение налоговой базы в бизнесе

Расходы на размещение в гостинице клиентов компании, а также на питание, могут быть признаны расходами, связанными с производством и (или) реализацией товаров (работ, услуг) и осуществлением иных операций, учитываемыми при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Для того чтобы не возникло вопросов у налоговой, необходимо провести следующие действия: заключить договор с гостиницей на оказание услуг размещения и питания, оформить кассовый чек и (или) счет-фактуру на оплату данных услуг, а также обеспечить наличие документов, подтверждающих бизнес-цель данной командировки и проведения семинара. Также рекомендуется обеспечить сохранность документов, связанных с данной командировкой, в том числе приказ о направлении на командировку, счета на оплату услуг, чеки и др.

Для оформления расходов по размещению клиентов в гостинице и оплате питания в период проживания, необходимо составить следующие документы:

1. Договор на оказание услуг гостиницей (или счет-фактуру, выставленную гостиницей).

2. Акт выполненных работ (оказанных услуг) по договору с гостиницей.

3. Квитанцию, подтверждающую оплату выставленного счета за оказанные услуги гостиницей.

4. Копии чеков на оплату питания в ресторанах или кафе за период проживания клиентов.

5. Учетную запись расходов по гостиничным услугам и питанию клиентов в бухгалтерском журнале.

Кроме того, необходимо учесть, что расходы на гостиничные услуги и питание могут быть списаны в уменьшение налоговой базы в случае, если эти расходы связаны с текущей деятельностью компании и не превышают установленных законодательством пределов и нормативов. Отсутствие документов, подтверждающих оказание услуг гостиницей и оплату за питание, может привести к отказу в списании этих расходов в уменьшение налоговой базы.

Статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации "Расходы на производство и (или) реализацию товаров (работ, услуг)" и Письмо Минфина России от 31.10.2012 № 03-03-06/2/465 "О порядке учета расходов на проживание и питание работников в командировке".