Не предоставление путевых листов и отчёта за топливо: ситуация с экскаваторами в организации 'Спец'

Уважаемый (ая) [здесь указать должность и фамилию лица, которому адресована записка],

Служебная записка направляется в связи с не предоставлением путевых листов организацией "ООО Спец", которая предоставляла технику в аренду для выполнения работ на территории моей организации. Несмотря на отсутствие путевых листов за дневную смену, работали 2 экскаватора в сменный режим (дневная/ночная) и было потрачено 1000 литров топлива, оплаченного через топливную карту номер #37636545.

Прошу рассмотреть возможность выделения средств на покрытие расходов по топливу, так как чеки на топливо находятся у меня на руках.

С уважением, [здесь указать имя и фамилию отправителя записки]

Для решения данного вопроса необходимы следующие документы:

1. Служебная записка о не предоставлении путевых листов ООО "Спец". В ней необходимо указать дату и время аренды техники, ее тип и номер, а также наименование и адрес организации, которой было предоставлено топливо.

2. Копии чеков по топливу, подтверждающие факт осуществления заправки.

3. Свидетельства о приеме-передаче техники, которые должны содержать информацию о количестве переданного топлива и о том, кто осуществлял заправку.

4. Путевые листы за период аренды техники, если они предоставлены, а также любые другие документы, подтверждающие использование техники.

Исходя из предоставленной информации, для отчетности по топливу необходимо иметь путевой лист за дневную смену. В случае его отсутствия необходимо составить соответствующую записку и приложить к ней остальные документы, подтверждающие факт использования техники и затрат на топливо.

В данной ситуации возможно применение следующих статей закона: 1. Статья 944 Гражданского кодекса Российской Федерации "Аренда имущества". 2. Пункт 2 статьи 11.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях "Нарушение правил организации и проведения транспортных перевозок". 3. Пункт 3.1 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях "Невыполнение организацией требований в области охраны окружающей среды и природопользования".