Кассовый чек как документ отчетности за командировку: споры и утверждения

Кассовый чек не является документом отчетности при составлении отчета за командировку. Для составления отчета необходимы документы, подтверждающие факт и суммы расходов на командировку, такие как билеты на транспорт, договоры на аренду жилья и т.д. Организация не может списать расходы на командировку на основании предоставления только кассового чека за дорогу. Если у работника есть билет на дорогу, то организация должна принять его в качестве документа, подтверждающего факт расходов связанных с командировкой. Если организация отказывается принять билет на основании его непредоставления в срок, это не является законным основанием для списания расходов без проведения командировки.

Для решения данного вопроса, необходимо иметь на руках следующие документы:

1. Кассовый чек за дорогу и чек/документы оплаты проживания в командировке;
2. Билет на руках (если имеется);
3. Договор об отправке работника в командировку (если имеется);
4. Приказ о направлении работника в командировку (если имеется);
5. Табель учета рабочего времени работника на время командировки.

Кассовый чек за дорогу или любой другой документ оплаты за транспортные услуги (билет, электронный билет, бронирование, квитанция и т.д.) является документом, подтверждающим расходы на проезд и может быть использован для составления отчета за командировку. Списание расходов на командировку должно быть основано на документах, подтверждающих фактические затраты работника, возникшие в связи с исполнением им служебных обязанностей в командировке.

Если организация списала сумму за командировку без учета фактических расходов работника и отказывается принять билет на дорогу, стоит написать заявление или жалобу в отдел кадров/бухгалтерию организации об отказе в возмещении фактических затрат, привести доказательства своих расходов, включая эти документы. Если организация продолжает отказываться выплачивать возмещение, можно обратиться в суд с иском о взыскании перечисленных сумм.

Статья 41 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" гласит, что кассовый чек является документом, подтверждающим наличие денежных средств, уплаченных за товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Согласно статье 251 Гражданского кодекса РФ, подтверждением факта совершения сделки может быть любой документ, созданный в установленной законом форме и содержащий сведения об этой сделке. Таким образом, кассовый чек может использоваться в качестве подтверждения расходов на командировку.

Тем не менее, на предприятии должен быть установлен порядок оформления и представления отчетности по командировочным расходам, который может предусматривать необходимость представления дополнительных документов, например, билетов.

Если билет был приобретен за счет организации и утерян, работник должен заявить об этом организации и предоставить все необходимые документы для подтверждения совершения командировки (например, график командировок, приказ об отправлении в командировку и т.д.). Если работник не представил необходимые документы, организация вправе отказать ему в возмещении расходов на командировку.