Как правильно обработать справку об отсутствии судимости: срок действия, хранение и уничтожение

Здравствуйте! Согласно законодательству Российской Федерации, справки об отсутствии судимости используются для проверки наличия судимости работника в момент трудоустройства. Дальнейшая хранение и использование таких справок определяется внутренними правилами компании. Если правила компании не определяют способ хранения справок после окончания их действия, они могут быть утилизированы в соответствии с законодательством о защите персональных данных.

Согласно статье 86 Федерального закона "О полиции" работодатель обязан хранить справку об отсутствии судимости только на время работы работника в компании. По истечении этого срока, справку следует уничтожить. Если же работник уволен до окончания срока действия справки, она должна быть уничтожена сразу же после увольнения. Уничтожение справки производится с помощью измельчителя бумаг или иных способов, и в процессе уничтожения необходимо обеспечить конфиденциальность информации, содержащейся в справке.

Статья 222 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) - обязанности работодателя по оформлению трудовых отношений и ведению трудовой документации.

Статья 12 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" - о государственной регистрации юридических лиц и об их документации.

Статья 5 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных" - о правилах обработки персональных данных.

Статья 10 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных" - о сроках обработки персональных данных.

Статья 18 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных" - об ответственности за нарушение правил обработки персональных данных.

В соответствии с ТК РФ работодатель обязан вести трудовую документацию и хранить ее в течение 75 лет со дня увольнения работника. В то же время, в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных" персональные данные должны храниться не дольше, чем это необходимо в соответствии с целями их обработки.

С учетом вышеперечисленного, работодатель может принять решение о хранении или уничтожении справок об отсутствии судимости, основываясь на требованиях закона о персональных данных и учете требований к ведению трудовой документации.