Как оплатить питание в командировке: нормативы, компенсации и расходы в Берлине

В данной ситуации следует обратиться к Приказу Министерства Финансов РФ от 31.07.2015 N 143н "Об утверждении Порядка удержания и уплаты НДФЛ в случае уплаты денежных средств на возмещение расходов, связанных с проживанием (включая оплату проезда) в связи с командировкой работников". Согласно данному Порядку, стоимость питания работников, возмещаемая сотруднику при командировке, исчисляется на основании чеков, которые подтверждают фактические затраты на питание. Налоговыми органами установлен лимит на сумму питания, за которую не начисляется НДФЛ. В соответствии с Письмом ФНС от 09.06.2015 г. N ММВ-7-6/3748, сумма не облагаемая НДФЛ при оплате питания сотрудникам при командировке составляет 700 рублей в сутки в пределах РФ и 2500 рублей в сутки за пределами РФ. При этом, суммы, превышающие данные лимиты, подлежат удержанию НДФЛ. Следовательно, при оплате питания сотруднику в аэропорту в первый день командировки на сумму 1600 рублей (питание при вылете из РФ в аэропорту Домодедово), работодатель должен начислить НДФЛ суммы, превышающей лимит 700 рублей в сутки. При этом, сумма в 10 евро за питание в отеле в Берлине не подлежит удержанию НДФЛ.

Для решения данного вопроса необходимо выяснить, какая документация установлена в ООО в отношении выплаты расходов на питание сотрудникам во время командировок. Если в документации ООО не указана норма суточных, то оплата расходов на питание в сумме 1600 рублей, осуществленная сотруднику при вылете из РФ в аэропорту, должна компенсироваться на основании подтвержденных чеков.

В отношении удержания НДФЛ следует использовать норматив, установленный для командировок по РФ и за пределы РФ. В данном случае, если сотрудник находился в командировке за пределами РФ, то удержание НДФЛ производится после превышения суммы 2500 рублей в сутки.

При отсутствии соответствующих документов, подтверждающих расходы на питание в отеле в Берлине, оплата расходов не может быть произведена.

Статьи, применимые для решения данного вопроса:

1. Статья 131 Трудового кодекса Российской Федерации - о выплатах работникам, связанных с командировками.
2. Статья 217 Налогового кодекса Российской Федерации - об удержании налога на доходы физических лиц при проведении командировок.