Как ликвидировать предприятие: сдача документов в государственный архив и альтернативы хранения

Если документы с неистекшим сроком хранения (5 лет) не являются источником комплектования государственного архива, и договора на взаимодействие с государственным архивом нет, то их не обязательно сдавать в государственный архив. Организация может самостоятельно хранить эти документы или заключить договор на хранение с другой коммерческой организацией и хранить документы в закрытом охраняемом помещении. При заключении договора на хранение документов должны быть определены ответственные лица от обеих сторон. Оплату можно провести по договоренности между организациями.

Для решения данного вопроса понадобятся следующие документы: 1. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (копия); 2. Приказ об утверждении ликвидационной комиссии (копия); 3. Документы с неистекшим сроком хранения (оригиналы или копии).

Поскольку документы уже не являются источником комплектования государственного архива, их сдача в архив необязательна. Тем не менее, создание электронных копий указанных документов и их своевременное хранение может быть рекомендовано для сохранности их информационного содержания и обеспечения возможности их предоставления по требованию налоговых и иных контролирующих органов.

Если организация все же решит сдать документы в государственный архив, необходимо заключить договор с архивом. При заключении договора со стороны организации выступает ликвидатор от имени ликвидируемой организации. Оплата производится в соответствии с условиями договора, обычно в виде единовременной оплаты за хранение на весь срок хранения.

Если стоимость хранения велика, организация может заключить договор на хранение с другой коммерческой организацией, хранящей документы в закрытом охраняемом помещении. В этом случае необходимо тщательно проверить репутацию и квалификацию выбранной организации, а также заключить соответствующий договор на условиях, устраивающих обе стороны.

Статья 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "О архивном деле в Российской Федерации"; Статья 4 Федерального закона от 21.11.2011 N 324-ФЗ "Об использовании платежных средств"; Статья 169 Гражданского кодекса Российской Федерации.