Как хранить трудовые документы в других городах: советы компании с централизованным кадровым делопроизводством

Уважаемый(ая), для оформления действий компании по хранению трудовых книжек в центральном офисе следует использовать документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и работником. В частности, правила внутреннего трудового распорядка и приказы должностных лиц компании.

Не требуется получать согласие работника на хранение его трудовой книжки в центральном офисе компании. Трудовая книжка работника является собственностью работодателя, и работодатель обязан её хранить. В случае перевода работника из одного филиала в другой, трудовую книжку перенести необходимо, и регистрационная запись о переводе сделана в этой трудовой книжке туда, куда переводится работник.

Для решения данного вопроса рекомендуется обращаться к действующему трудовому законодательству Российской Федерации, а также к внутренним правилам и политике компании по кадровому делопроизводству.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, кадровые документы должны храниться в установленном порядке в месте работы или на месте жительства работника. Также работодатель имеет право хранить трудовые книжки в обособленных подразделениях компании, если это предусмотрено внутренними правилами организации.

С сотрудником необходимо заключить трудовой договор с указанием места работы, а также инструкции по кадровому делопроизводству в соответствии с внутренними правилами компании. В данном случае не требуется согласие сотрудника на хранение его трудовой книжки в другом городе, так как это является внутренней процедурой компании и предусмотрено Трудовым кодексом РФ.

Трудовой кодекс Российской Федерации:

• Статья 65 "Содержание трудовой книжки"
• Статья 66 "Хранение трудовой книжки"

Налоговый кодекс Российской Федерации:

• Статья 23.1 "Документы, подтверждающие право на налоговые вычеты"

Гражданский кодекс Российской Федерации:

• Статья 429 "Договор поручения"