Хранение первичной документации для ИП на УСН: договоры, акты, обязанности и возможные риски

ИП на УСН обязан хранить первичную документацию, подтверждающую доходы. Для этой цели следует хранить договоры, акты выполненных работ и другую первичную документацию, подтверждающую факт оказания услуги или поставки товара и получение оплаты. Если ИП заключает письменный договор в бумажном виде, составляет акты, то он обязан хранить свои экземпляры. При проверке контрагента налоговая может запросить у ИП его экземпляры. Для случаев, когда услуги оказываются массово и клиенты находятся удаленно от ИП, можно использовать электронные способы документооборота. В таком случае, при обговорении условий предоставления услуг, соответствующие соглашения и подтверждения могут быть в виде электронной переписки (по электронной почте или мессенджеру), в которых будут фиксироваться условия договора, стоимость и сроки оказания услуги. Следует учитывать, что в рамках налогового контроля, налоговые органы могут запросить у ИП все документы, связанные с их деятельностью. Если ИП по определенным причинам не может предоставить первичную документацию, то может быть привлечен к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для решения вопроса об обязанности ИП на УСН хранить первичную документацию, подтверждающую доходы, понадобятся следующие документы:

1) Закон "О налогах на прибыль организаций", "Налоговый кодекс Российской Федерации", Федеральный закон "О бухгалтерском учете";

2) Договоры и дополнительные соглашения между ИП и контрагентами на оказание услуг, может быть заключен как в бумажном, так и электронном виде;

3) Акты выполненных работ, оказанных услуг;

4) Любые сопутствующие документы, подтверждающие оплату за услуги.

На основании пункта 2 статьи 91 "Налогового кодекса РФ" коммерческая организация или ИП, уплачивающие налог на основе упрощенной системы налогообложения, не обязаны представлять в налоговые органы подтверждающие расчеты документы. Однако, при налоговой проверки налоговики могут запросить у ИП или коммерческой организации договоры и дополнительные соглашения, акты выполненных работ, счета-фактуры или другие документы, подтверждающие расчеты по упрощенной системе налогообложения.

Следовательно, если ИП оказывает услуги удаленно и не заключает с клиентами письменных договоров, то при отсутствии бумажной первичной документации ИП может предоставить налоговым органам электронные копии договоров, актов, счетов-фактур и других документов, которые сохраняются в электронном виде. Важно отметить, что ИП должны сохранять первичные документы, подтверждающие доходы, не менее 5 лет, начиная со следующего года после их составления.

Наконец, ИП, который не имеет возможности заключать договор и акты с каждым клиентом, может использовать электронную подпись или другие системы дистанционного взаимодействия с клиентами, которые позволяют заключать договоры и формировать первичную документацию без необходимости личной встречи или отправки документов по почте.

Обязанность ИП на УСН хранить первичную документацию, подтверждающую доходы, регулируется следующими статьями закона:

• статья 90 Налогового кодекса РФ, которая определяет виды первичных документов и порядок их хранения;
• статья 18.1 Федерального закона "О бухгалтерском учете", которая устанавливает правила ведения бухгалтерского учета и хранения бухгалтерской документации;
• статья 5.2 Федерального закона "О защите прав потребителей", которая обязывает предоставлять письменный договор или иной документ, подтверждающий факт оказания услуги.

Поэтому, если ИП заключает письменный договор в бумажном виде или составляет акты выполненных работ, она должна хранить свои экземпляры. Налоговая может запросить у ИП ее экземпляры при проверке контрагента.

В случае, если услуги предоставляются по телефону или в личной переписке и документы в бумажном виде не оформляются, ИП все равно должна сохранять доказательства факта оказания услуги. Например, это может быть переписка со словами клиента о необходимости оказания услуги или иные доказательства оплаты услуги.

Что касается особенностей работы ИП (массовое оказание услуг, удаленность клиентов), ей стоит обратить внимание на возможность заключения электронных договоров и отправки электронных актов выполненных работ. В этом случае, она сможет соответствовать своим обязанностям по хранению первичных документов.