Хранение персональных данных на бумажных носителях в учреждении: мнения бухгалтеров и РКН, возможность использования учетной политики как основания для обработки данных

Учетная политика учреждения не может быть отнесена к правовым основаниям обработки персональных данных работников, так как учетная политика регулирует вопросы бухгалтерского учета и налогообложения. Если бухгалтерские дела содержат персональные данные, необходимо обеспечить их защиту в соответствии с требованиями законодательства о персональных данных. При проверке РКН необходимо предоставить основания обработки персональных данных, а учетная политика не может быть таковым основанием. Основания обработки персональных данных работников должны быть закреплены в соответствующих документах, например, в согласиях на обработку персональных данных.

Для решения данного вопроса потребуются следующие документы и информация:

1. Учетная политика учреждения, которая должна содержать информацию о порядке обработки персональных данных, в том числе их сбора, хранения и использования.
2. Копии документов, содержащих персональные данные работников, которые хранятся в бухгалтерских делах.
3. Сведения о соответствии данной обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации о персональных данных.
4. Оценка рисков, связанных с обработкой персональных данных работников.
5. Информация об основаниях обработки персональных данных, предусмотренных законом.

Относительно возможности предъявления учетной политики и указания ее в реестре операторов персональных данных в качестве основания обработки персональных данных работников, я должен отметить, что Регистр операторов персональных данных создан для сбора информации об операторах, обрабатывающих персональные данные. В качестве основания обработки персональных данных необходимо использовать только те основания, которые были установлены законодательством Российской Федерации. Учетная политика учреждения может быть использована как дополнительный документ, который подтверждает соответствие обработки персональных данных требованиям законодательства. Однако, если такое хранение не соответствует требованиям Закона о персональных данных и риск для прав работников высок, то учетная политика не может служить основанием для обработки персональных данных.

Статьи, применимые к данному вопросу: - Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных"; - Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных"; - Постановление Правительства РФ от 21.07.2010 № 512 "О утверждении перечня критериев и порядка отнесения видов обработки персональных данных к категориям, определяющим требования к защите персональных данных".