Бухгалтерские записи по копии чека по электронной почте: решение сложностей с доставкой оригинала и соответствие нормативным документам

Согласно пункту 11 статьи 3 Федерального закона "Об электронной цифровой подписи" от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, электронная цифровая подпись, установленная на электронном документе, приравнивается к собственноручной подписи в тех случаях, когда законодательством не установлено иное. Таким образом, при наличии подписи на электронном документе, содержащем копию чека, можно использовать эту копию в качестве первичного учетного документа для проведения бухгалтерских записей. Однако для подтверждения подлинности и достоверности электронной копии необходимо наличие у этой копии данных о проверке целостности и подлинности электронной подписи на оригинале документа. В таком случае возможно использование копии чека в качестве первичного учетного документа на основании пункта 25 Приказа Минфина России от 31.07.2000 г. №45н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»».

Для решения вопроса о возможности ведения бухгалтерского учета по копии чека, полученного по электронной почте, потребуются следующие документы:

1. Налоговый кодекс РФ – содержит положения о правилах ведения бухгалтерского учета и требования к оформлению документов для налогообложения;

2. Приказ Минфина РФ от 31.10.2003 № 91н "Об утверждении порядка документальной фиксации расчетов по налогу на добавленную стоимость" – содержит требования к оформлению документов для налогового учета (в том числе, к операциям с НДС);

3. Постановление Правительства РФ от 06.05.2011 № 404 "О порядке использования электронных документов при осуществлении контрольно-кассовых операций" – содержит положения о возможности использования электронных документов при осуществлении кассовых операций (в том числе, о возможности использования электронных копий чеков).

Таким образом, проведение бухгалтерских записей по копии чека, полученного по электронной почте, возможно в соответствии с требованиями налогового законодательства РФ и при условии соблюдения установленных порядков и требований к оформлению документов. Однако, для конкретного случая необходимо провести более глубокий анализ документа и ситуации в целом.

Статья 3 Федерального закона "О бухгалтерском учете" - определяет требования к документам, подтверждающим факты хозяйственной жизни организаций.

Статья 13 Федерального закона "Об электронной подписи" - закрепляет правовой статус электронной подписи.

Статья 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" - определяет правила использования электронных документов в юридически значимых отношениях.