Подписание документов ЭЦП в отсутствие основного подписанта: правовые требования и выбор ПО

В соответствии с законодательством Российской Федерации, право на использование электронной подписи является персональным и не может передаваться другому лицу. В случае отсутствия работника, обладающего правом на использование ЭЦП, подписание документов может быть выполнено другим работником компании, обладающим соответствующими полномочиями, либо приостановлено до возвращения работника-подписанта. Подписание документов с использованием ЭЦП в отпуске возможно только при условии, что работник имеет доступ к соответствующей технической инфраструктуре и полномочия на подписание документов.

Для решения данного вопроса понадобятся следующие документы:

1. Устав организации, где должны быть прописаны правила подписи документов и порядок установления временной замены лиц, имеющих право подписи.

2. Договор с квалифицированным центром сертификации (КЦС), который выдал электронную подпись.

3. Заявление работника об установлении временного доверенного лица, имеющего право на подписание документов, в случае его отсутствия.

В соответствии со статьей 185 ГК РФ, право подписи документов принадлежит руководству организации, если иное не установлено уставом. Вопрос временной замены работника, обладающего правом подписи документов, должен быть решен в уставе организации и быть своевременно опубликован.

Для подписания документов в отсутствие работника, обладающего правом подписи, доверенность на конкретное лицо должна быть оформлена заблаговременно и установлена в уставе организации либо на стороне, с которой заключается договор. Если такая доверенность отсутствует, подписание документов находясь в отпуске недействительно.

Электронную подпись можно использовать только в соответствии с законодательством, требованиями договора с КЦС и внутренними правилами организации. Порядок применения электронной подписи для подписания документов следует определить в договоре с КЦС и внутренними правилами организации или в инструкциях, разъяснениях, утвержденных организацией в соответствии с действующим законодательством.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, статья 19.7 (многократное нарушение установленных законом сроков представления отчетности или иной информации);

Трудовой кодекс Российской Федерации, статьи 81-82 (отпускные дни работника);

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", статьи 4-6 (условия использования электронной подписи, включая случаи, когда работник не может подписать документы лично).