Организационные вопросы использования личного автомобиля для служебных поездок

Для того чтобы организация могла принять стоимость горюче-смазочных материалов, которые будут использоваться директором для выполнения служебных обязанностей, необходимо заключить договор с директором на возмещение документально подтвержденных расходов. В договоре следует предусмотреть, что организация возмещает только те затраты, которые были связаны с выполнением служебных обязанностей. Однако, так как директор использует автомобиль также для личных целей, необходимо заключить отдельный договор аренды автомобиля или другой подобный договор, в котором будут установлены условия использования автомобиля директором как в рамках выполнения своих служебных обязанностей, так и личных целях, и оговорена стоимость, за которую директор будет арендовать автомобиль.

Для решения данной ситуации необходимо заключить с директором договор аренды личного автомобиля на условиях, что автомобиль будет использоваться им как для личных нужд, так и для служебных целей. В договоре следует предусмотреть, что стоимость ГСМ за период автомобильных поездок, связанных с выполнением служебных обязанностей, будут полностью оплачиваться организацией и списываться в составе расходов. При этом, директор должен предоставлять организации документы, подтверждающие расходы на ГСМ, а также вести учет пробега. В тех случаях, когда директор использует авто для личных нужд, расходы на ГСМ покупает и оплачивает самостоятельно. Однако, убедительно рекомендуется заключать такой договор при участии юриста, для исключения возможных юридических рисков и недопониманий в будущем.

Статьи Закона № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Налогового кодекса РФ (статьи 265 и 346.16) применимы для решения вопроса.