Оптовые продажи: переход на ЭДО и подписывание документов - нюансы и требования

Для перехода на электронный документооборот с клиентами необходимо разработать соответствующее соглашение об использовании электронных документов. В данном случае, такое соглашение должно включать все условия, имеющиеся в офлайн-варианте. Кроме того, для перехода на электронный документооборот необходимо получить согласие контрагентов на работу с электронными документами и подписывать эти документы при помощи квалифицированной электронной подписи. В случае, если товар забиратется клиентом самостоятельно, то его подпись в ТОРГ-12 и печать остаются обязательными для документа, чтобы он был действительным. Для работы по счетам (100% предоплата) необходимо подписывать электронные счета и согласовывать их с клиентами. Если в договоре не упоминается ЭДО, необходимо произвести дополнительные согласования с контрагентами относительно этого вопроса и включение соответствующих положений в договор.

Для перехода на электронный документооборот необходимо подписать с контрагентами соответствующие договоры и соглашения, которые должны содержать условия о порядке осуществления электронного документооборота. Если в договоре не упоминается о работе по электронному документообороту, необходимо дополнительно заключить соглашение об использовании электронного документооборота.

Документы, выгружаемые в ЭДО на конкретного контрагента, должны содержать цифровую подпись со стороны отправителя и получателя, удостоверяющую подлинность электронных документов. Если клиент забирает товар сам, необходимо получить его цифровую подпись на электронном документе. Если товар отправляется через транспортную компанию, удостоверять подлинность документов могут цифровые подписи транспортной компании и получателя.

Для работы по электронному документообороту необходимо также обеспечить защиту данных и конфиденциальность информации, передаваемой по ЭДО. Для этого также могут понадобиться соответствующие договоренности с контрагентами.

1. Статья 161 ГК РФ "Накладная как вид товарной накладной".
2. Статья 160 ГК РФ "Договор транспортной экспедиции".
3. Статья 435 ГК РФ "Договор купли-продажи".
4. Статья 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных".
5. Статьи 10-15 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
6. Статьи 3.18-3.27 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ "Об электронной коммерции".