Оптимизация хранения конфиденциальных документов: включение журналов регистрации и электронные версии

1) В соответствии с п. 3 ст. 5 Федерального закона от 21.11.2011 № 324-ФЗ "О государственной тайне" конфиденциальные документы подлежат хранению отдельно от общего делопроизводства. Таким образом, журналы регистрации конфиденциальных документов могут быть включены в номенклатуру отдельного "отдела конфиденциальной документации" или аналогичного подразделения, но не в общую номенклатуру дел. 2) Хранение электронных версий конфиденциальных документов должно соответствовать требованиям Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных" и иным нормативным актам в области защиты информации. Подлежит применению наиболее эффективная система защиты информации, предусматривающая не только технические меры, но и соответствующие правовые механизмы контроля за доступом к электронным версиям конфиденциальных документов.

Для решения данного вопроса потребуются: 1) Законы и правовые акты, регулирующие порядок ведения деловой документации, в том числе конфиденциальных, такие как: Федеральный закон "О государственной тайне", Положение о порядке хранения и использования конфиденциальной информации, приказы и наставления по организации делопроизводства и хранения документов в соответствующей организации. 2) Положения и инструкции по организации хранения электронных документов, включая конфиденциальные, такие как: "Руководство по организации работы с электронной документацией" или инструкциями по эксплуатации программного обеспечения для электронного документооборота. 3) Требования нормативных актов к безопасности хранения и обработки конфиденциальных документов, в том числе электронных, например, требования к использованию средств криптозащиты при работе с конфиденциальными данными. 4) Внутренние правила и инструкции по организации работы с конфиденциальной документацией в конкретной организации, которые определяют порядок включения журналов регистрации конфиденциальных документов в номенклатуру дел и требования к их хранению в электронном виде.

1) Статья 10 Федерального закона от 21 июля 1997 года № 116-ФЗ "О государственной тайне" 2) Статья 13 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и статья 42 Федерального закона от 21 июля 2014 года № 242-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"