Как предоставлять электронные копии актов заказчикам: дополнительное соглашение и условия или фото подписанного акта? - Вопрос и ответ

1. В соответствии с пунктом 2 статьи 421 Гражданского кодекса Российской Федерации договор может быть изменен или дополнен путем заключения дополнительного соглашения между сторонами. Следовательно, возможно заключить дополнительное соглашение о том, что заказчик обязуется принять работы и направить претензию в течение 5 дней после получения электронной копии акта выполненных работ. В дополнительном соглашении можно также указать условия считать работы выполненными в случае отсутствия претензий и подписанного акта в течение 5 дней.

2. Рекомендуется не отправлять без подписей и печати электронные копии акта выполненных работ, так как они не могут считаться подходящими для подтверждения факта выполнения работ. В случае, если заказчик не присылает подписанный приложение к договору, рекомендуется запросить фотографию подписанного акта, чтобы иметь доказательство выполнения работ. Однако, такое фото не может рассматриваться как подписанный оригинал.

Для решения данного вопроса Вам потребуется составить дополнительное соглашение к договору на оказание услуг, в котором установить новые условия по оформлению актов выполненных работ. В соглашении необходимо прописать все существенные условия, позволяющие исключить оригинальные экземпляры актов выполненных работ, а именно: - Какие доказательства будут рассматриваться как подтверждающие выполнение работ; - Ответственность за отсутствие возможности проверить работу на месте; - Порядок и сроки направления претензий об ухудшении качества работ; - Срок подписания акта выполненных работ.

В случае, если заказчик не будет подписывать и высылать Вам акт выполненных работ, то необходимо отправлять ему напоминания с просьбой о прояснении ситуации и требование предоставить подписанный акт. Если заказчик не проявляет активности, то для подтверждения выполнения работ можно использовать другие доказательства, такие как переписка с заказчиком, демонстрация работы в режиме онлайн и т.д. Кроме того, рекомендуется вести дополнительную документацию, подтверждающую выполнение работ.

1) Правовое обоснование вашего предложения можно найти в статье 434 Гражданского кодекса Российской Федерации, которая устанавливает правила принятия выполненных работ или оказанных услуг. В соответствии с этой статьей, договором может быть предусмотрено, что работа или услуга считаются принятой, если заказчик не предъявил в течение пяти дней с момента ознакомления претензии по качеству работы или услуги. Следовательно, вы можете заключить дополнительное соглашение к договору, которым предусмотрено, что электронная копия акта выполненных работ будет считаться принятой, если заказчик не будет предъявлять претензии в течение пяти дней с момента получения электронной копии.

2) В соответствии со статьей 160 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, для признания документа доказательством его подлинности должны быть установлены следующие обстоятельства: подпись лица, подписавшего документ, его дата и место составления, а также, если это установлено законом или договором, печать. Таким образом, электронная копия акта без подписей и печати не может считаться доказательством его подлинности, и в случае, если заказчик не предоставляет подписанный оригинал акта, вам следует запрашивать его у заказчика и договариваться о вариантах доставки.