Хранение приказов в ООО: когда и как действовать + правила ссылок на нормативные акты

Согласно статье 128 Трудового кодекса Российской Федерации приказы по вопросам трудовой дисциплины и материальной ответственности, а также иные виды приказов, связанные с трудовыми отношениями, должны храниться в личном деле работника не менее трех лет со дня увольнения работника. Указанный срок является минимальным и может быть увеличен в соответствии с внутренними правилами компании. Также следует отметить, что общие требования к хранению документов утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2001 № 811 "Об утверждении Перечня документов, подлежащих хранению в организациях, и периодов их хранения". Однако, данный перечень не содержит конкретных указаний относительно сроков хранения приказов в организациях.

Для решения данного вопроса потребуются следующие документы:

1) Трудовой кодекс Российской Федерации - ст. 82 "Документация по вопросам труда и социальной защиты населения";

2) Приказ Минтруда России от 26.07.2010 N 228н "Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и учета трудовой деятельности работников" (в ред. от 28.12.2018) - п. 3.3.1. устанавливает срок хранения трудовых документов в течение 75 лет.

3) Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 31.05.2013 N 176н "Об утверждении Перечня должностных лиц, уполномоченных на организацию делопроизводства в организациях" (в ред. от 23.01.2019) - п. 4 устанавливает, что организация должна иметь должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства и хранение документов.

Таким образом, срок хранения приказов в ООО составляет 75 лет.

Для решения данного вопроса применимы следующие статьи законов:

1. Статья 4 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью": направление приказов и прочих документов осуществляется через органы управления общества.

2. Статья 21.1 Федерального закона от 29.06.2004 № 58-ФЗ "О бухгалтерском учете": учетных книгах организаций должны храниться не менее 5 лет.

3. Статья 3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи": электронный документ в электронной форме имеет юридическую силу, когда он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Таким образом, на основании указанных статей законодательства Российской Федерации срок хранения приказов в ООО составляет не менее 5 лет, а направление приказов и прочих документов осуществляется через органы управления общества. При использовании электронной подписи, документ получает юридическую силу, что может быть удобно для организации хранения и управления документооборотом.

Для решения данного вопроса понадобятся следующие документы:

1. Трудовой кодекс РФ (статья 67) - https://www.consultant.ru/document/consdocLAW_13405/8e6dea037940d0d453faba90dc33ad9583c6fc1f/
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (статья 24) - https://www.consultant.ru/document/consdocLAW_61798/
3. Приказ Минтруда России от 1 ноября 2002 года № 69 "Об утверждении Правил ведения трудовых книжек" - https://www.consultant.ru/document/consdocLAW_40456/

Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан хранить трудовые книжки работников в течение 75 лет со дня увольнения работника из организации. В соответствии со статьей 24 Федерального закона "О персональных данных", приказы и другие документы, содержащие персональные данные работников, также должны храниться в течение 75 лет.

Приказ Минтруда России от 1 ноября 2002 года № 69 "Об утверждении Правил ведения трудовых книжек" содержит более детальные требования к хранению трудовых книжек и документов, связанных с трудовыми отношениями. Однако, т.к. вопрос касается общества с ограниченной ответственностью, то также необходимо обратить внимание на НПА, регулирующие особенности деятельности ООО.

Срок хранения приказов в ООО определяется статьей 43 Федерального закона от 08.08.2001 года № 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей". Согласно данной статье документы, связанные с государственной регистрацией юридического лица, должны храниться в течение 5 лет со дня ликвидации юридического лица.

Также следует учитывать статью 4 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", согласно которой документацию, связанную с бухгалтерским учетом, необходимо хранить в течение 4 лет.

Кроме того, статья 14 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных" определяет обязанности организации по хранению и обработке персональных данных, в том числе сроки хранения таких данных, которые могут содержаться в приказах.